組織マネジメント

経費についての基本知識|判断基準や経費の具体例を解説します

企業や自治体で働いていれば、「経費」という言葉は聞いたことがあるはずです。
しかし、具体的に何が経費にあたるのかまでは把握していない方もいらっしゃるのではないでしょうか。

今回は経費について、経費に該当するかどうかの判断基準や具体例などの基本知識をご紹介します。

経費(経常費用)とは、事業活動に使用した費用のこと

経費とは、経常費用の略で、企業が事業活動を行うために使用した費用のことを指します。例えば、人件費や交際費、水道光熱費などが経費に該当します。

経費に該当するか否かの判断基準は、「売上に繋がる費用であるかどうか」です。この基準に照らすと、取引先との会食の代金などは、売上に繋がる接待交際費として経費に該当します。一方で、私的な交流として従業員で食事を行った際の費用などは、売上に繋がらないため経費には含まれません。

従業員が接待や出張で経費を立て替えた場合は、企業に支払いを請求することができます。これは「経費精算」と呼ばれる手続きで、一般的には立て替えの際の領収書を提出すれば支払いを受けられます。
経費精算については、次の記事も参考にしてみてください。

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「経費で落とす」ことによって節税できる

「経費で落とす」とは、税務上、経費を計上することによって利益額を小さくすることです。これによって利益にかかる税金が少なくなるため、節税が可能です。経費に該当する出費は、私的な出費とせずに積極的に計上するとよいでしょう。
ただし、経費に該当しない出費を計上した場合には、法律によってペナルティが課されるため注意が必要です。

税務において、経費と混同されやすい言葉に「損金」があります。損金とは、法人税の計算において、売上から差し引く原価・費用・損失などのことを指します。損金を計上することで、法人税額が減少するため節税効果が期待できます。
これに対して、税務上、経費は所得税の計算における費用を指すものであることに注意しましょう。

個人事業主の「家事按分」とは?

個人事業主やフリーランスの中でも自宅で勤務している人の場合、業務上の出費とプライベートの出費が混在していることがあります。このような出費を家事関連費と呼びます。

家事按分とは、家事関連費の中で、業務に使用した比率のみを経費として計上することを指します。例えば、自宅を事務所として使用している場合、自宅のうち事業に使用しているスペースの割合分の家賃が経費として計上されます。

経費になるもの

  1. 人件費
    雇用について発生する費用。給与、賞与、退職金、社会保険料、通勤用の定期券代など。
  2. 消耗品費
    取得価額が10万円未満の物品を購入した際の費用。文房具や照明器具などの消耗品の購入費、10万円以下のPCやソフトウェアなど。
  3. 交際費
    会議や打ち合わせのための飲食の費用、または顧客を招待した飲食の費用。贈答品代や接客用の茶菓子代も含まれる。祝電や弔電も該当する。
  4. 旅費交通費
    本来の勤務地以外で業務を行う際に必要になった、交通費や宿泊費。電車などの運賃やタクシー代、駐車料金など。
  5. 研究開発費
    業務のための知識の吸収や勉強を目的に、セミナーやイベントに参加した際の費用。
  6. 新聞図書費
    事業に用いる資料として購入した、書籍や雑誌などの費用。地図やDVD、図書カードなどの代金や、有料のWebサイト・メルマガへの登録料も含む。
  7. 通信費
    電話料金やインターネットの回線使用料など。切手代やファックス代も含まれるが、はがきや封筒の代金は消耗品費となる。
  8. 水道光熱費
    生活インフラに関わる費用。水道料金やガス代・電気代、灯油代など。
  9. 修繕費
    建物や機械設備などの固定資産の修繕にかかった費用。エレベーターの定期保守点検費など。
  10. 租税公課
    税金や公的負担金。印紙代、収入印紙、個人事業税、固定資産税、不動産取得税、自動車税など。ただし、法人税・住民税や、懲罰として課された税金は該当しない。
  11. 法定福利費
    法定の福利厚生にかかる費用のこと。健康保険料、介護保険料、厚生年金保険料、労災保険料、雇用保険料など。
  12. 支払手数料
    販売手数料、振込手数料、仲介手数料、代引き手数料など。
  13. 外注工賃
    Webサイトやロゴの作成、各種のデザインやネーミングなど、業務の一部を外注した際の費用のこと。ただし、弁護士や税理士などに専門的な業務を依頼した場合は支払手数料となる。
  14. 地代家賃
    事業所や土地などの不動産、および駐車場などに支払った家賃・使用料。
  15. 未償却の繰延資産
    開業費や創立費、社債発行費など、未償却の繰延資産があれば、いつでも経費に算入できる。
  16. 寄付金
    日本赤十字社に対する寄附金など、一定の寄付金は寄付金控除規定により経費となる。ただし、原則として個人事業主は寄付金を経費に算入できない。

経費にならないもの

  1. 事業と無関係の費用
    売上に繋がらない費用。私的な交友に用いた費用や、趣味・日用品などに用いた費用など。
  2. 未使用の消耗品、過剰在庫
    未使用の消耗品の代金は経費に算入されない。そのため、消耗品は、未使用分の代金を差し引いて経費に計上される。また、過剰在庫も経費に含まれない。
  3. 法人税、住民税
    これらの支払いは支出ではなく法律上の義務であるため、経費には該当しない。

適切に経費を計上しなかった場合、ペナルティとして税金が課される場合がある

経費に該当しないものまで計上した場合には、ペナルティとして税金が追加で課されることもあります。ペナルティには、以下のようなものがあります。

  • 過少申告加算税:税額を納めるべき額より少なく申告した場合に課される
  • 無申告加算税:納めるべき税金があるのに、期限までに申告しなかった場合に課される
  • 不納付加算税:源泉徴収等による国税が期限までに納められなかった場合に課される
  • 重加算税:上記のペナルティが発生した際に、偽装・隠蔽をしていた場合に課される

 

まとめ

いかがでしたか?

経費とは事業活動に使用された費用のことで、「売上に繋がるものであるか」という観点から経費か否かが判断されます。

この記事を参考に、何が経費にあたる費用かを押さえておきましょう。

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