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経費精算を簡単に解説|おすすめの経費精算システムも紹介します

仕事をすると経費がかかるのは当たり前であり、ビジネスパーソンにとって身近なものでしょう。それらの経費を社員が立て替えた場合は、会社から払い戻す必要があります。このような業務を経費精算と言います。

今回は、経費精算の流れや、様々な企業で導入が進んでいる経費精算システムについて解説します。

経費精算とは、社員が立て替えた経費を会社から払い戻すこと

経費精算とは、業務を行う際に社員が立て替えた経費を、会社が払い戻し精算することを指します。例えば、取引先へ訪問する際にかかる交通費や宿泊費、連絡を取る際にかかる通信費などが該当します。一般的に、経費の精算には領収書が必要です。

経費の対象となるもの

経費の対象となるものは業務に関係するものに限られています。経費の対象となる主な項目は以下の通りです。ただし、これらの項目が経費に当たるかは組織によって違うため、確認が必要です。

  • 旅費・交通費
  • 消耗品費
  • 通信費
  • 広告宣伝費
  • 接待飲食・交際費
  • 福利厚生費
  • 水道光熱費
  • 保険料 など

経費の項目については、以下のページにも詳しく記載していますので、参考にしてみてください。

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経費精算の流れ

1. 社員が費用を支払い、領収書をもらう

社員が業務の中でかかる費用を現金などで支払い、領収書を受け取ります。宛名に会社名を記入してもらった領収書が、経費を立て替えたという証拠になるため、忘れずに受け取りましょう。

2. 社員が経費精算を申請する

社員は受け取った領収書と経費精算書を合わせて、経理精算を担当する管理者や部署に申請します。経費精算書には、状況によって種類があります。以下で詳しく説明しますので、状況に合った経費精算書を提出しましょう。

経費精算書の種類

  • 仮払経費申請書
    経費の金額や項目が決まっていない状態で、経費として社員に資金を渡しておく場合に使用します。出張などで経費の金額が比較的高額となる場合、社員の先払いであると負担が大きいため事前に資金が支払われます。
  • 仮払経費精算書
    仮払経費申請書とセットで使われ、経費として社員に資金を先払いしたものを精算する際に使用する書類です。経費に掛かった項目や金額を確定し、余剰があった場合には回収、不足があった場合には追加支給などの対応を行います。
  • 出張旅費精算書・旅費精算書
    取引先へ訪問するなどの出張や社員旅行でかかった費用を精算するための書類です。経費がかかった日付や金額、目的などを記入しますが、内容や形式は組織によって様々です。

3. 経理担当者が確認し、仕訳を行う

経費精算の担当者が、社員が提出した書類に基づいて帳簿に仕訳を行います。内容や金額に矛盾はないかなど、慎重に内容を確認することが重要です。

4. 規定日に社員へ払い戻しが行われる

内容に矛盾がないか、適正に申請されているかの確認が取られると、給与支給日などの規定日に立て替えていた資金が社員に払い戻されます。

経費精算を手掛けた担当者は領収書や帳簿などを、税法により原則7年間保存しておく必要があります。経費精算が終了しても、自己判断で処分しないように注意しましょう。

経費精算を効率的に行うには、経費精算システムの活用がおすすめ

経費精算は計算ミスなどが起こってはいけないため慎重に行う必要があり、担当者にとって多くの時間を割かれる業務でもあります。組織にとっても人件費が増大する原因となるため、正確に、また効率的に行うには経費精算システムを導入することをおすすめします。

また、経費精算システムを選ぶ際には、会計ソフトと連携したシステムを導入するとよいでしょう。決算の際に経費の情報を活用できるなどのメリットがあります。

おすすめの経費精算システム5選

  • ジョブカン経費精算

(出典:https://ex.jobcan.ne.jp/

ジョブカン経費精算は、初期費用が無料・月額料金は1ユーザー400円という価格で、中小企業なども使いやすいシステムを提供しています。また、路線検索や交通系ICカードとも連携しているため、交通費精算がスムーズに行える点も特徴です。

  • マネーフォワードクラウド経費

(出典:https://biz.moneyforward.com/expense

マネーフォワードクラウド経費は、パソコンだけでなくスマートフォンにも対応しているため、経費の登録や申請がアプリで可能です。また、マネーフォワードクラウド会計といった会計ソフトや、勤怠管理などの他のサービスとの連携も簡単に行えます。

  • jinjer経費

(出典:https://hcm-jinjer.com/keihiseisan/

人事・勤怠管理サービスも手掛けているJinjerのクラウド型経費精算システムです。申請時に自動で仕訳が行われるため、担当者の手間を省くことができます。また、初期設定や運用方法について、電話によるサポートが手厚いことも特徴です。

  • Dr.経費精算

(出典:https://www.keihi.com/

Dr.経費精算は、領収書の画像を撮影して送ると、オペレーターが代行入力してくれる点が大きな特徴です。そのため、金額の間違いや入力忘れを防ぐことができます。また、領収書の写真データを原本として保管もできるため、ペーパーレスやテレワークなどに最適なサービスです。

  • Staple

(出典:https://staple.jp/

Stapleは経費精算専用のプリペイドカードを発行し、チャージした資金から費用を支払うという経費精算システムです。専用カードを持つことにより、カードの利用明細をデータとして取り込めます。インターフェースはグッドデザイン賞を受賞しており、顧客から支持を得ています。

まとめ

いかがでしたか?
経費精算とは、社員が支払った経費を会社が払い戻すことを指します。経費精算には社員と経費精算の担当者による様々な業務が必要なため、効率的に業務が行える経費精算システムの活用をおすすめします。この記事を参考に経費精算システムの導入を考えてみてください。

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