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【テンプレ付】社外向け顛末書を提出する場合とは|作成のポイントを紹介

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社外向けに顛末書を作成しなければならないけれど、どのようなことを書けばよいのか分からないという方もいらっしゃるのではないでしょうか?

今回は、顛末書の作成ポイントと場面別のテンプレートを紹介します。

顛末書とは、不祥事や問題の一部始終を報告する書類のこと

顛末書とは、ビジネスで不始末が起きた場合「原因・経過・結果・対策」の事実を報告する書類のことです。一般的に、顛末書は不始末やトラブルなど悪いことが起きた際にしか作成しません。

顛末書とよく混同される書類に始末書があります。始末書は、不始末に対する「謝罪・原因・結果・対策」を記載し、トラブルやミスの経緯と謝罪の意を記載します。そのため、反省文のような意味合いが強い書類です。

社外に顛末書を提出する場合

社外向けに顛末書を提出する場合は以下のような場合があります。

・自社→取引先や顧客
不祥事や不始末により相手方に迷惑をかけた場合

・子会社→親会社
子会社でミスやトラブルが起きた場合

・グループ企業→その他のグループ企業
グループ会社内でミスやトラブルが起きた場合

基本的な顛末書の作成ポイント

顛末書を作成する際には、以下の点に注意しましょう。

・トラブルの状況や対応の事実を隠さずに記載すること
・言い訳や主観を入れず、問題に至った経緯を詳細に記述すること
・反省しているという姿勢がみえること

以上の注意点を踏まえ、5W1Hを用いて分かりやすく簡潔に顛末書を作成しましょう。

いつ(When)
・どこで(Where)
・誰が(Who)
・何をしたのか(What)
・原因・理由(Why)
・経過・状況・程度(How)

5W1Hの詳細は以下の記事をご参照ください。

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【社外向け】顛末書テンプレート

基本のテンプレート

顛末者ということが一目見て分かるように、「顛末書」というタイトルは必ず行の中央にいれましょう。顛末書はビジネス文書なので、時候の挨拶や頭語・結語である「拝啓」「敬具」なども不要です。

 ○○年○月○日

●●株式会社
〇〇部 ○○(相手氏名)殿

株式会社▲▲
△△部 △△(自己氏名)

◯◯◯についての顛末書

今回起こりました我が社の◯◯◯についての不祥事について、原因の究明ができましたので、改めてご報告申し上げます。

原因1

原因2

原因3

原因4

 

今後はこのような事態を起こさないために、弊社では、確認を徹底するため、○○を導入することを決定致しました。これにより、思い込みによる確認不足がなくなり、連絡漏れによるミスの発生を抑えられると判断いたしました。また人の目での確認もさらに厳重化していきます。具体的には●●のような対策を考案しております。

以上

納期遅延の際のテンプレート

○○年○月○日

●●株式会社
〇〇部 ○○(相手氏名)殿

株式会社▲▲
△△部 △△(自己氏名)

顛末書

このたび、弊社商品の納品が滞っている件について、下記のとおりご報告いたします。

原因
○年○月○日に●●国で発生した大規模な地震により、●●国の物流がストップしております。これにより、すでに製造済みの部品が出荷できない状態に陥っています。

現況
弊社の在庫分で納品作業を行っておりましたが、○月○日で在庫切れとなったため、出荷が停止しております。現在は、現地での情報収集に努め、●●国の物流が正常化するのを待っている状況です。

対策
割高にはなりますが、△△社の製品を一時的に供給することで現状の発注分は出荷できる見通しが立っております。その間、「○○」の注文は一時的に停止させていただきます。部品供給が再開されれば、販売も再開する予定です。今しばらくお待ちくださいませ。

以上

サーバーの不具合の際のテンプレート

○○年○月○日

●●株式会社
〇〇部 ○○(相手氏名)殿

株式会社▲▲
△△部 △△(自己氏名)

顛末書

○年○月○日 17時頃に発生したサーバー不具合について、下記のような原因が判明いたしましたので、ご報告申し上げます。

不具合発生期間
○年○月○日 17:12 ~ ○年○月○日 20:42

トラブル状況
メールサーバーへの接続エラーが発生し、社内・社外ともにメールの送受信ができない状態

原因
メールサーバーを指定しているDNSサーバーがダウンしたため、一時的にメールサーバーに接続できなくなった。

現況
DNSサーバーを復旧させることで、メールの送受信が可能となった。

対策:
DNSサーバーを現状の1台から3台に増やすことで、サーバーダウン時でも別のDNSサーバーで運用できるように対応する。

 以上

 

まとめ

いかがでしたか?

今回は、社外向け顛末書を作成するポイントとテンプレートを紹介しました。この記事を参考に、「原因・経過・結果・対策」が簡潔に伝わる顛末書を作成しましょう。

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