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請求書の封筒の選び方・書き方とは?注意点を解説します

取引先に請求書を送る際のマナーをご存知ですか?
実は請求書の書面だけでなく、封筒にも気をつけるべき点が多く存在します。

今回は、請求書を送る際の封筒の書き方や選び方、注意点を解説します。

封筒に関する注意点

封筒のサイズは長3、角2を使用する

請求書を送る際の封筒には、長形3号(長3)角形2号(角2)を使用しましょう。

長形3号は3つ折りのA4が入るサイズ(120mm×235mm)の封筒で、定形郵便物として送ることができる封筒としては最大のサイズです。郵便物の総重量が25g以下の場合は84円切手、50g以下の場合は94円切手で送ることができます。ただし、厚さは1cmまでとされており、これらの条件をオーバーする場合は定形外郵便物となり、料金が変わるので注意しましょう。

角形2号はA4やB5を折らずに入れられるサイズ(240m×332mm)の封筒で、定形郵便物としては送ることができず、定形外郵便として扱われます。規格内(長辺34cm以内×短辺25cm以内×厚さ3cm以内)であれば50g以下は120円、100g以下は140円と重量によって切手の料金が変化し、1kgまでの郵便物を送ることができます。雑誌や書籍、チラシ、カタログ、履歴書などの封筒として使用されることが多く、規格外を含めると4kgのまでのものを送ることができます。

(送料に関しては2021年2月時点のもの)

派手な封筒を使用しない

請求書を送る際の封筒は派手な物を避け、白色か薄い青色か茶色のクラフト封筒を使用しましょう。この時、「請求書在中」の文字の色と異なる色の物を使用することが好ましいです。

また、窓付きの封筒を使用すると、請求書に書いた住所が封筒の外から見え、封入の際の手間を減らすことができます。また、裏地付きの封筒だと中身が透けないため、セキュリティに配慮をすることができます。

表に「請求書在中」の文字を書く

請求書を入れた封筒の表面には「請求書在中」の文字を書きましょう。受け取り先の企業も一日に多くの郵便物を受け取っていると考えられるので、請求書が入っていることをわかりやすくし、後回しにされることを防ぎましょう。

縦向きの封筒であれば左下に縦書きで、横向きの封筒であれば右下に横書きで「請求書在中」を記しましょう。また、相手が郵便物を仕分けやすくするための、配慮の意味もあります。この際、黒色、赤色、青色で書き、□で周りを囲みましょう。ただし、赤色は「赤字」を連想させると考える人もいるので、心配な場合は青色にしましょう。

請求書を送ることが多い場合、「請求書在中」のスタンプを使用するか、封筒に直接印刷すると業務が楽になります。また、英語で「請求書在中」を書く場合は「INVOICE ENCLOSED」としましょう。

請求書の折り方、封筒への入れ方に注意する

長形3号の封筒に請求書を入れるために3つ折りにする際は、折り方にも注意しましょう。

縦書きの請求書の場合、下側を先に折りたたみ、次に上側を折りたたむようにしましょう。このようにすると、受け取った側が請求書を開いた際に最初に「請求書」の文字が見えるようになります。同様に横書きの請求書の場合、左側を先に折りたたみ、右側を次に折りたたむようにしましょう

封筒の書き方に関する注意点

宛名や住所の書き方・位置に注意する

封筒に住所を書く際は、郵便番号のすぐ下に記入しましょう。右から順番に「住所→会社名→担当者名」を書き、担当者名は会社名よりも一回り大きい文字で、住所より一文字下げて書きましょう。企業名や部署名を書く際は、「企業名 + (部署名)+御中」とし、特定の個人に送る際は「担当者名+様」、名前はわからない担当者の人に送る際は「ご担当者様」と宛先を書きましょう。

宛先の敬称については以下の記事を参考にしてみてください。

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封筒の裏に自社の住所や名前を書く

封筒の裏面下部には自分の住所と氏名、左上に請求書を出す日付を書きましょう。継ぎ目の右側に住所、その上に郵便番号、継ぎ目の左側に自分の氏名を書きましょう。封筒に継ぎ目がない場合は左下に郵便番号、その上に右から住所、氏名の順で記載します。

封筒の封じ目に印を書く

最後に、封筒の封じ目に「〆」「封」「緘」を記しましょう。締めマークはしっかり書類の確認をして封をしていることや、封筒の中身を他の人に見られていないことを相手に伝える印として機能します。請求書や契約書などの重要な書類を送る際に、相手に重要な書類が中に含まれていることを示すマークとしても機能するため、忘れないように記入しましょう。

使い分けとしては、「〆」は書類全般に使え、「締」は丁寧に「〆」を書く場合、「緘」はフォーマルな書類を中に入れた際に記しましょう

その他の注意点

内容のミスに気をつけ、対応は迅速に行う

請求書は送る側と受け取る側の双方にとって重要な書類であるため、送る際のミスは禁物です。中身の封入忘れや書類の間違いなどは取引相手に迷惑がかかってしまうほか、住所・宛先の記入間違いは失礼にあたってしまうので、十分に内容に気をつけて送りましょう。

また、請求書に関するやり取りは迅速に行うことが好ましいです。依頼された請求書はなるべく早く作成し、発送手続きまでに時間をかけすぎないように宛先の印刷や、スタンプを用いるなどの工夫を行いましょう。

請求書を送る郵便の方式に注意する

請求書は信書にあたるので、普通郵便で送りましょう。宅配便やメール便等で送ることは郵便法上違法行為となるので注意が必要です。

 

まとめ

いかがでしたか?
今回は請求書を送る際の封筒の選び方や書き方、注意点について解説しました。
相手に失礼がないようにするためにも、正しく請求書を送りましょう。

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