経営

総勘定元帳とは?作り方と法律上の作成義務について解説します

総勘定元帳は会計帳簿の中でも非常に重要な役割を担っています。経理にとって、総勘定元帳の作成スキルは必須と言ってよいでしょう。

今回は、総勘定元帳の作り方や、法律上の作成義務などについて解説します。

総勘定元帳とは、仕訳を科目ごとにまとめた帳簿のこと

総勘定元帳は、日々の取引による仕訳を科目ごとに整理したものです。総勘定元帳は科目ごとに作成され、「いつの取引か」「相手側の科目は何か」「借方・貸方の残高はどのように変動したか」「残高はどれだけあるか」といった情報が記入されます。

仕訳帳には膨大な量の取引が記録されており、そのままでは「今、何が、どれだけあるのか」を適切に把握できません。

しかし、総勘定元帳を作成することで、各科目の残高をリアルタイムに把握することができます。そのため、経営の状態を正しく把握するために総勘定元帳は欠かせません。また、貸借対照表や損益計算書といった決算書類の作成をスムーズに行なうためにも役立ちます。

【画像】総勘定元帳の一例

各勘定科目の総勘定元帳は、以下の要素で成り立っています。

  • 日付
    取引の記録された日付を記入します。
  • 摘要
    相手方の科目や、取引の詳細を記入します。
  • 仕帳
    仕訳帳の対応する仕訳のページ数を記入します。
  • 借方・貸方
    借方・貸方それぞれいくら増減したかを記入します。
  • 借/貸
    借方・貸方どちらの残高が多いかを記入します。
  • 残高
    「借/貸」欄で指定された側の残高を記入します。

総勘定元帳の作成義務

法人であれば、総勘定元帳は必ず作成しなければならない

会社法および商法では、法人に対して会計帳簿の作成義務が定められています。会計帳簿は重要な「主要簿」と補助的な「補助簿」に分けられますが、総勘定元帳は「主要簿」にあたる非常に重要な帳簿であり、必ず作成しなければなりません。

個人事業主でも、特別控除を受けるためには作成が必須

個人事業主は必ずしも総勘定元帳を作成する必要があるわけではありません。確定申告で白色申告(個人事業主向けの簡易な申告)を行なう場合などは、総勘定元帳は作成しなくても構いません。

しかしこの場合、所得の特別控除が受けられません。また、青色申告(法人等向けの標準的な確定申告)でも総勘定元帳を作成しない場合、10万円の所得控除しか受けられません。

一方で、青色申告を複式簿記(法人で通常使用される簿記)で行なうと、オフラインの申告で55万円、e-Taxを使用した申告で65万円の控除が受けられます。この控除を受けるためには、総勘定元帳を作成し、一定期間保存しておくことが必要です。

総勘定元帳の作成方法

ここでは、実際にどのようにして総勘定元帳を作成するのかを解説します。総勘定元帳は、次の3つのステップで作成します。

  1. 日々の仕訳を行なう
  2. 仕訳の内容を総勘定元帳に転記する
  3. 仕訳帳に、対応する総勘定元帳のページを記入する

1. 日々の仕訳を行なう

総勘定元帳を作成するためには、日々の仕訳(取引の記録)が正しく行なわれていることが必要です。まずは仕訳帳の情報に誤りがないかを確認しましょう。

今回は、1週間の仕訳を総勘定元帳に転記していくこととします。理解を簡単にするために、この記事では以下の図のような、現金での仕入・売上のみが存在する取引を想定します(小書き等は省略しています)。

仕訳のやり方などは、こちらを御覧ください。

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2. 仕訳の内容を総勘定元帳に転記する

一定期間の仕訳が完了したら、仕訳の内容を総勘定元帳に転記していきます。転記は次の手順で行ないましょう。

(1)「日付」欄に日付を記入する
(2)「摘要」欄に、仕訳の相手科目を記入する
(3)「仕帳」欄に、対応する仕訳帳のページを記入する
(4)借方・貸方の増減を記入する
(5)その仕訳の後、借方・貸方どちらの残高が残っているかを「借/貸」欄に記入する
(6)その仕訳の後の、借方あるいは貸方の残高を「残高」欄に記入する

注意すべきなのが、ステップ(2)で「摘要」欄を記入する際に、相手科目が複数存在する仕訳を転記する場合です。この場合、「摘要」欄には「諸口」と記入し、具体的な相手科目については触れません。

3. 仕訳帳に、対応する総勘定元帳のページを記入する

最後に、仕訳帳の「元帳」欄に対応する総勘定元帳のページ数を記入しましょう。これによって、仕訳帳と総勘定元帳の内容がリンクします。

総勘定元帳だけでは把握しきれない取引に注意

総勘定元帳を作成することで、科目ごとに取引を整理し、経営の状態をリアルタイムに把握することができるようになります。しかし、必ずしも総勘定元帳だけですべての取引内容を把握しきれるわけではありません

例えば、仕入を現金と買掛金で行なった場合、仕訳帳では相手科目に「現金」と「買掛金」が明示されます。しかし総勘定元帳上では摘要に「諸口」と記入するだけなので、相手科目の詳細が一切わかりません

「諸口」の記載がある総勘定元帳をもとに経営の状態を判断するためには、必ず仕訳帳を見て取引の内容を確認する必要があります。

まとめ

いかがでしたか?

総勘定元帳はルールさえ覚えてしまえば簡単に作成できます。この記事を参考に、総勘定元帳への記入を練習してみてください。

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