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会計帳簿の保存期間とは|正しい保管方法と注意点を紹介します

会計帳簿を作成したけれど保存期間や保管方法が分からない、と悩んでいませんか?今回は、会計帳簿の正しい保存期間と保管方法について解説します。

会計帳簿は、決算が終わった後も一定期間の保管が必要

会計帳簿とは、事業の取引や資産の動きを詳しく記載する帳簿のことです。日々の経理処理や貸借対照表、損益計算書などの決算書類の作成に用いられます。一部の会計帳簿は、決算が終わった後も一定期間の保存が法律によって義務付けられています。

保存が義務付けられている代表的な会計帳簿には、以下のものがあります。

主要簿:会社全体の取引を体系的に記録するもの

日記帳:日々の取引が発生順に記載されている帳簿
仕訳帳:日々の取引の日付・内容・金額を「借方(かしかた)」「貸方(かりかた)」に分け、適当な勘定科目へ仕訳、記載した帳簿
総勘定元帳:仕訳帳の取引内容を勘定科目ごとに分類し個別にまとめた帳簿

補助簿…主要簿の補助的な役割として、必要に応じて作成されるもの

現金出納帳:現金による取引を記録した帳簿
仕入帳:商品の仕入れに関する取引を記録した帳簿
売上帳:商品を販売した取引を記録をした帳簿
買掛金元帳(仕入先元帳):仕入先ごとの取引内容や金額を記録した帳簿
売掛金元帳(得意先元帳):得意先ごとの取引内容や金額を記録した帳簿 など

会計帳簿の詳細は、以下の記事をご参照ください。

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会計帳簿の保存期間

会計帳簿は、「会社法」「法人税法」で一定期間の保存が定められています。基本的に会社法では10年、法人税法では7年の保存が義務付けられており、両方の法律が関わる帳簿類には長い方の保存期間が適用されます。

代表的な会計帳簿に適用される保存期間は以下の通りです

保存期間 会計帳簿
7年 貸借対照表、損益計算書、契約書、請求書、納品書、通帳、領収書、棚卸表など
10年 総勘定元帳、売掛金元帳、買掛金元帳、現金出納帳、売上帳、仕入帳など

赤字の場合は「繰越欠損金」制度を利用するため、7年以上の保管が必要

赤字企業の場合は、今年度の赤字を翌年度以降の黒字と相殺して計上できる「繰越欠損金」制度というものが利用でき、大きな節税効果を得られます。この制度では、法律によって欠損金の繰越年度が以下のように定められています。

繰越金の発生年度 繰越可能期間
平成20年~平成29年 最大9年間
平成30年以降 最大10年間

繰越欠損金制度を利用するためには当該年度の会計帳簿が必要です。保存期間が7年と定められている会計帳簿の場合、繰越欠損金制度を利用する前に保存期限が過ぎてしまいます。そのため、繰越欠損金制度を利用するには繰越欠損金が証明できる書類(領収書や請求書など)は、少なくても10年間保管しておきましょう。

会計帳簿の保管方法・注意点

原則的には紙で保管する

会計帳簿は原本での保管が義務付けられています。そのため、パソコンなどで作成した帳簿類も、原則として紙で保管する必要があります。

マイクロフィルムによる保管

紙で保管していた会計帳簿類は、保存期間の6年目からマイクロフィルムによる保存が可能です。マイクロフィルムで保存する場合は、一定の基準を満たすマイクロフィルムリーダあるいは、マイクロフィルムリーダプリンタが必要です。

電子計算機出力マイクロフィルムによる保管

帳簿の記録段階から一貫してパソコンなどの電子計算機を使用して作成する場合は、一定の要件のもとで、電磁的記録の電子計算機出力マイクロフィルムにより保存することが可能です。電子計算機出力マイクロフィルムでの保存を開始する3カ月前までに、所轄の税務署長に申請書を提出し承認を受ける必要があります。

電磁記録による保管

会計・税務申告ソフトなどを用いて作成するなど、一定の条件を満たして作成されている会計帳簿類は、CDやDVDおよびクラウドサーバーなどの電磁記録による保存が認められています。ただし、電磁記録での保存を開始する3カ月前までに、所轄の税務署長に申請書を提出し承認を受ける必要があります。

スキャンデータによる電磁的記録の保管

保存を開始する3カ月前までに、所轄の税務署長に申請書を提出し承認を受けた場合は、一定の書類についてスキャンデータによる電磁記録の保管が可能です。スキャンデータによる電磁的記録の保管が可能な書類には、以下のようなものがあります。

  • 棚卸表や貸借対照表、損益計算書計算および計算や整理の他、決算に関して作成された書類
  • 取引先から受け取った契約書や領収書など、及びこれらの写し(記載された金額が3万円未満のものを除く)

しかし、会計帳簿は原本保管が原則のため、紙の状態でも別途保管しておかなければなりません。そのため、紙とデータそれぞれ保管することになり、手間がかかり混乱を招きやすいので、前項で解説した電磁記録による保管を行う企業が一般的です。

個人事業主の場合|保存期間と保管方法

個人事業主やフリーランスの場合など、事業所得を得ている人は帳簿などを作成する義務があります。詳しい保存期間と保管方法は以下のようになります。

  • 青色申告の場合
    仕訳帳や総勘定元帳などは10年、領収書などは7年の保管が義務付けられている。
  • 白色申告の場合
    青色申告の場合よりも保管期間が、それぞれ3年、2年づつ短い。

個人事業主の場合は青色申告、白色申告どちらの場合でも、繰越欠損金は3年間繰り越せます。繰越可能な期間よりも帳簿の保存期間の方が長いため、保存期間が過ぎたら書類を破棄しても構いません。

 

まとめ

いかがでしたか?

今回は、決算書類の保存期間と保管方法について紹介しました。法律により定められている重要なことなので、記事の内容を参考に正しく保存してください。

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