経営会議を実りあるものにするためには｜ポイントや議題の決め方も解説

あなたの会社では、経営会議を効果的なものにできていますか？
経営会議を実りのあるものとするためには、あらかじめ取り扱う議題を検討する必要があります。

今回は経営会議の目的や議題の立て方、実りあるものとするためのポイントについて解説します。

経営会議の目的は、経営状況を踏まえて今後の方針・戦略について決定すること

経営会議とは、現在の経営状況を踏まえた経営方針や予算の見直し、事業の進捗確認などを目的とした会議です。参加者は主に社長や役員などの経営幹部ですが、必要に応じて各事業の担当者なども参加します。会議での決定は企業の成長に大きく関わるほか、社外へも影響する場合もあります。

経営会議の意義は、「改善点や対策について話し合った上で何らかの決定を下せる」ことにあります。効果的な経営会議にするためには、現状報告だけでなく十分に議論できる場である必要があります。

経営会議で扱う議題の決め方

会議の時間は有限であるため、取り扱う議題や時間配分について予め決めておくと、生産性のある会議にできます。

会議の目的・目標を決める

まず、取り扱うべき議題を決定するために、「何のための会議なのか」「何をどの程度・どのように決定したいのか」ということを設定する必要があります。また、会議の軸となる目的・目標を事前に共有しておくことで、参加者間で共通認識が持てるため、会議をスムーズに進められます。

重要度とステップに基づいて、扱う議題と時間配分を決定する

次に、目的・目標をもとに、実際に会議で取り扱う議題を挙げていきます。そして、その議題を重要度とステップに基づいて整理し、時間配分を決定します。

ステップは、現在その議題が議論段階・決議段階・報告段階など、どの段階にあるのか、ということを指します。例えば、議論段階のものは、どのようなリスク・メリットや選択肢があるのかなどを挙げる必要があるため、時間が掛かります。一方で、決議段階・報告段階のものは採決や結果報告を行うだけであるため、あまり時間を割く必要はありません。

重要度とステップが整理できたら、重要度が高いものの中でも、議論段階のものは時間を多く取り、決議・報告段階のものは時間を短く取るなど、時間配分を工夫しタイムスケジュールを作成しましょう。

また会議では議論や報告など、その場で行う必要があるものに注力できるよう、あらかじめ準備しておくことが重要です。事前に議論に必要な資料を作成しておき、参加者に前もって目を通しておいてもらうことで、会議を効率よく行えます。

実りある経営会議にするためのポイント

実施日を固定する

経営会議は、一般的には月次決算の締め日を基準に開催されます。これは、決算の数字をもとにした議論・意思決定が行えるというメリットがあるためです。加えて、参加者が予定に組み込みやすくなるため、参加率が安定し、効果的に意見の交換・集約を行えます。

また、参加者が集中して会議に参加できるよう、会議は90分を目安に、長くとも2時間以内には終えるようにするとよいでしょう。

参加者を厳選する

参加者が多すぎると、議論の収拾がつかず長引いてしまうため、会議の目的に合わせて参加する人を厳選しましょう。例えば、議論することがメインの場合は、意見の質や量が重要となるため、多様性のあるメンバーを集める必要があります。一方で、決議の場合は決裁者がいればよく、そのほかの参加者は絞っても問題ありません。

また、報告のみの場合は実際に集まる必要もないため、状況によってはメールやツールなどを使用したオンラインでの報告にするのもよいでしょう。生産性のある会議とするためには、必要な参加者を見極めることに加え、時には会議自体の必要性を見直すことも重要です。

前もって関係部署にヒアリングしておく

現場のリアルな声が伝わるため、現実に即した判断を下すことができます。また、前もって参加者に共有しておくことで、現場の声を踏まえた案を事前に考えておけるため、よりよい案を効率よく拾えます。

ファシリテーターを活用する

ファシリテーターとは、会議などをよりよい結論へ導くため、中立的な立場で進行役を担う人のことです。タイムキープや会議進行以外にも、意見を満遍なく得るために発言を促進したり、出た発言を整理・集約したりします。

議論段階では様々な意見を募る必要があるため、一部の人からのみ意見が出ている状況は避ける必要があります。また、決議段階では全員の納得・合意を得なければなりません。ファシリテーターを起用することで、これらの問題を解決できます。

ファシリテーターについては、以下の記事で詳しく解説しています。

合わせて読みたい記事

会議におけるファシリテーターの役割とは｜求められる能力も解説ファシリテーターという言葉をご存じでしょうか？ファシリテーターは、物事を円滑に遂行し目的を達成するために重要な役割として近年注目されてい...

会議で決まったことは必ず実行する

意思決定の最終責任は社長が負いますが、他の参加者にも発言に対してきちんと責任を持たせる必要があります。また、会議を蔑ろにしないために、決定されたことはたとえ自分の意見と異なっていても言い訳せずに実行しなければなりません。