書類を送る際に送付状を添付したいけれど、どのように書けばよいかよくわからず困っていませんか？今回は、送付状に記載する内容と作成する際のポイントを紹介します。
目次
送付状は、書類を送付した目的を伝えるために添付される文書のこと
送付状は、誰が・誰に・何を送ったのかを明確にし、書類の内容や目的を伝えるために添付される文書のことです。添え状や送り状と言われることもあります。送付状には、相手への挨拶や書類の枚数、種類のほか内容の補足などが記載されます。送付状は書類を郵送する場合には作成しますが、メールで書類を送信する場合や手渡しの場合は、基本的には送付状を作成する必要はありません。
送付状に記載する内容
書類を送付する年月日
送付状を作成した日付ではなく、書類を送付する年月日を書類の右上に記載します。西暦・和暦どちらで記載しても構いませんが、書類の中で混在しないように統一しましょう。
送付相手の情報
誰に宛てた書類か一目見て分かるよう、会社名・部署・担当者の名前などの送付相手の情報を、日付から一段下げ左上に記載します。
株式会社や有限会社は、（株）（有）と略して書くのは避けましょう。また、相手の名前が分かる場合には名前の後ろに「様」をつけ、分からない場合もしくは会社や部署宛ての場合には、会社名や部署名の後ろに「御中」をつけます。
差出人の情報
送付状の作成者が誰かわかるように、会社名・部署名・氏名・住所・電話番号・メールアドレスなどの差出人情報を記載します。記載場所は送付相手の情報の下段で、右に寄せます。相手が書類について問い合わせできるように、名前と連絡先は必ず記載しましょう。
頭語・結語
本題に入る前の挨拶である「頭語」と、結びの「結語」を記載します。ビジネスにおける頭語は「拝啓」、結語は「敬具」を使うことが一般的です。
挨拶文
頭語の後に一文字あけて、挨拶文を記載します。時候の挨拶を入れる場合もありますが、時期に合わせて変更する必要があります。そのため、ビジネスにおいては「貴社におかれましては、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。」など、一般的に使われる定型文を使用するとよいでしょう。
記・以上
書類の内容を分かりやすく伝えるために、「記」と「以上」を用いて送付状の要点を示します。「記」は本文より少し大きめのフォントサイズで中央に配置し、「以上」は本文と同じサイズで右端に記載しましょう。
ただし、「記」「以上」は、文書が1枚の場合のみ使用できます。そのため、書類が1枚に収まらない場合は「記」「以上」の代わりに「別紙参照」と書き、添付した別紙に送付書類の内容を記載するとよいでしょう。
「記」「以上」の使い方の詳細は、以下の記事をご参照ください。
送付書類の内容
送付書類の内容と数量を「記」と「以上」の間に左揃えで箇条書きで記載します。相手がわかりやすいよう箇条書きで簡潔に記載しましょう。
送付状を作成する際のポイント
送付状を作成する際には、相手に分かりやすく伝えるために以下のポイントをおさえておきましょう。
- パソコンで作成する
ビジネスにおいては、作業効率を優先しパソコンで作成するのが一般的です。手書きで作成する場合は、縦書きで作成するとよいでしょう。 - 1枚に収める
書類の送付目的を簡潔に伝える必要があるため、送付状はできるだけ1枚に収めましょう。 - 書類の大きさと同じ大きさで作成する
送付する書類と同じサイズで作成します。ビジネス文書はA4サイズで作成されることが多いため、基本的には送付状もA4サイズで作成するとよいでしょう。
送付状の送り方
開封した人が書類を確認しやすいように同封書類は送付状に記載した順番に並べ、送付状を一番上にして送りましょう。封筒に三つ折りで入れる場合には、「長3封筒（120mm×235mm）」、A4サイズを折り曲げずに送る場合には「角2封筒（240mm×332mm）」を使用するとよいでしょう。
送付状のテンプレート
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△△年△月△日 株式会社●● ▲▲株式会社 書類送付のご案内 拝啓 貴社におかれましては、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 敬具
記 送付書類 ・お見積書 1部 以上 |
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