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レポートラインとは|従う重要性や把握するために必要な組織図について解説

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レポートラインという言葉はご存知ですか?レポートラインに従って業務報告をすることは、円滑に業務を進める上で重要です。今回は、レポートラインの意味や従う重要性、レポートラインを把握するために必要な組織図について解説します。

レポートラインとは、組織の指揮系統に沿った報告経路のこと

レポートラインとは、業務報告や意思疎通を行う指揮系統に沿った報告経路のことです。単に、「指揮命令系統」「報告経路」「決済経路」などと呼ばれることもあります。

社員はレポートラインを正確に把握し、報告内容に応じて誰に伝えるべきなのかを明確に理解しておくことが重要です。業務報告の内容や、申請する意思決定の規模などに応じて、レポートラインに従った相手に伝達しなければなりません。また、上司などの指示する立場の人もレポートラインに従うことが大切です。

レポートラインに従うことの重要性

円滑な「報・連・相」の実現

組織において、スムーズに情報共有を行い業務の効率化を図るためには、レポートラインに沿った報告・指示を行うことが重要です。これにより、「報告・連絡・相談」が円滑になり、従業員同士のコミュニケーションが促進され、働きやすい環境が整えられます。

「報・連・相」の詳細は、以下の記事をご参照ください。

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信頼関係の維持

レポートラインに従い「報・連・相」することで、信頼関係が維持できます。
例えば、レポートラインを無視して、真っ先に報告するべき人ではない上司に報告をしてしまうと、報告されなかった上司は部下から信用されていないと感じてしまいます。また、上司から部下に指示をする際に、複数の上司から異なる指示をされることで、特定の上司の指示に背く結果となれば、その部下は理不尽に怒られてしまいます。

レポートラインを無視して「報・連・相」をしてしまうと、信頼関係が崩れる原因になるため注意しましょう。

レポートラインを把握するために重要な「組織図」

組織図とは、組織の構造を視覚化した図です。組織図を作成して組織体制が明確化することで、社員は組織の体制を理解でき、指揮系統を意識した「報・連・相」を行えます。さらに、組織図の作成によって、社員は自分の役割と責任を把握することもできます。

また、組織が成長して大きくなったり、組織体制を変えたりした場合は、組織図を作り直す必要があります。これは、階層や役割、業務内容やレポートラインが曖昧となり、業務に支障が出るのを防ぐためです。

組織図の作成方法

組織図は、以下のようなものです。

組織図を作成する際にはまず、作成の目的を明確に設定します。次に、自社の部門や各部門の役職・役割を洗い出し、ツリー状に人物を書きます。最後に、目的に応じて必要な業務内容や指揮系統を記入します。組織図を作成した後は、全社員が確認できるように周知・共有しましょう。

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