バーチャルオフィスとは？機能・サービスやメリットを紹介

「バーチャルオフィス」という言葉をご存知ですか？近年、働き方が多様化する中で効率的なオフィスとして注目されています。

今回は、バーチャルオフィスの概要や機能・サービス、利用するメリットを紹介します。

バーチャルオフィスとは、実際にオフィスを構えることなく、事業に必要な機能が利用できるサービス

バーチャルオフィスとは、実際にオフィスを構えることなく、事業に必要な住所や電話番号などが利用できるサービスです。スモールビジネスの経営者やフリーランスなどの自宅を業務スペースとして利用している人にとっては、シェアオフィスやレンタルオフィスなどを借りる必要がないため注目されているサービスです。

シェアオフィスの詳細は、以下の記事をご参照ください。

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バーチャルオフィスの機能・サービス

法人登記のための住所貸出し

バーチャルオフィスの基本的な機能の1つに、法人登記住所や特定商品取引法上有効な住所がレンタルできるサービスがあります。新規事業や副業を始める際に必要となる住所が利用できます。

電話番号・FAX番号の貸出し

バーチャルオフィスには、電話番号やFAX番号の貸出しサービスもあります。事業を始める際に持っていると信用につながる固定電話の電話番号が借りられます。

また、着信と同時に指定の電話番号に転送してくれるサービスがあります。

郵便物の自宅転送

バーチャルオフィスに届いた郵便物を自宅へ転送してくれるサービスもあります。カタログやメール便などの非信書は無料で転送してくれる場合が多いですが、宅急便や本人の受け取りが必要な郵便などは有料の場合が多いため確認が必要です。

会議スペースのレンタル

無料のWi-Fiやホワイトボードなど、必要なものを揃えた会議室がレンタルできるサービスもあります。予約の有無や備品が無料で利用できるかなど、必要に応じて事前に確認しておきましょう。

業務代行サービス

バーチャルオフィスでは、会計処理など経理業務や事務処理の代行サービスがある場合もあります。また、こちらの指示に従い電話対応の代行をしてくれるサービスもあります。

バーチャルオフィスを利用するメリット

初期費用や運営コストが抑えられる

バーチャルオフィスは物理的にオフィスを構えずに事業が始められるため、初期費用や運営コストが抑えられるというメリットがあります。

事業が軌道に乗るまでの初期段階では、オフィスを借りるための敷金や礼金、保証金、内装工事費などの支出が大きな負担になります。しかし、バーチャルオフィスは少額の入会金や保証金を支払うだけで利用が始められます。さらに、月々の料金も1万円以下で利用できる場合が多いため運営コストも抑えられます。

また、実際にオフィスを構えないためデスクやプリンター、空調設備、文具などの備品にかかるコストも抑えられるというメリットもあります。

一等地の住所に法人登記ができる

バーチャルオフィスのメリットの一つに、一等地の住所に法人登記ができビジネスの優位性が確保できることが挙げられます。事業を始めたばかりのときは実績が少ないため、取引先や顧客からの信頼が低い状態です。バーチャルオフィスを利用すれば、実際には自宅で仕事をしている状態でも一等地に法人登記できるため、ビジネスにおける信頼が高められます。また、自宅以外の住所を法人登記することで、プライベートが守れるというメリットもあります。

一方で、バーチャルオフィスは手軽に利用できるため、事前に確認しておかないとトラブルに巻き込まれてしまうおそれがあります。トラブルに巻き込まれないよう、バーチャルオフィスを利用する際には、実際に法人登記に利用できる住所を検索して過去に詐欺などの犯罪に使われた過去がないかを確認しておきましょう。

オフィス契約にかかる時間が短い

バーチャルオフィスは実際にオフィスを構えるわけではないため、オフィス契約にかかる時間が短いというメリットがあります。実際にオフィスを構える際には、まず物件を探したあと内見や契約をしなければなりません。また、オフィスに入居するには登記簿謄本や住民票、印鑑証明書など必要な書類が多く、すべて揃えるには手間と時間がかかります。

一方、バーチャルオフィスを利用する際は、運転免許書や保険証などの身分証明書があれば申込可能な場合が多く、書類を準備する手間が省けます。また、オンラインで申し込めることも多いため、契約までの時間を短縮できます。