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【基本知識】マニュアル作成の手順や作成のポイントを紹介

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マニュアルを作成したいけれど、どのように進めればよいか分からず悩んでいませんか?
今回は、マニュアル作成の目的や手順、作成のポイントを紹介します。

マニュアル作成の目的

業務を効率化するため

ビジネスの現場においてマニュアルを作成する目的には、業務の効率化があります。業務内容ややり方などをまとめておき、マニュアルを見るだけで業務が進められる状態にしておくと、業務内容をレクチャーする時間や手間を削減できます。

業務の品質を均一化するため

マニュアルの作成には、業務の品質を均一化するという目的もあります。業務内容や手順のマニュアルを作成し基準を定めておくことで、業務上のミスの削減につながり品質が均一に保てるようになります。また、人によって業務の所要時間が異なる状態も防げます。

業務の属人化を防ぐため

マニュアルを作成しておくと、業務の属人化を防ぐことができます。マニュアルを作成することで業務を共有できるため、担当者が異動や休職・退職などで不在になる場合でも、業務内容を再現できます。業務の属人化は長期的な組織の成長を妨げるため、業務マニュアルを作成して属人化を防ぐとよいでしょう。

マニュアル作成の手順

1. マニュアルの利用目的や内容を決定する

マニュアルを作成する際はまず、マニュアルの利用目的や内容を決定します。具体的には「何の業務に必要なマニュアルなのか」「誰がいつ使うのか」などを想定しておきましょう。利用者や目的、場面などを具体的に設定しておくと、マニュアルの構成やデザイン決めにも役立ちます。

2. マニュアルに入れる情報を整理する

次に、マニュアルに入れる情報を整理しましょう。マニュアルを利用する現場の担当者や上司と一緒に、業務内容や手順など必要な情報を整理します。

また、業務内容や手順などを整理している際には、不要な業務や手順が発見されることがあるため、業務改善や効率化にもつなげられます。

3. マニュアルの構成を考える

マニュアルに入れる情報が固まれば、次は情報を元にマニュアルの構成を考えましょう。構成と目次を考えてからマニュアルを作成することで、マニュアルの目的や内容のズレが防げます。

また、目次を作成しておくと実際にマニュアルを使用する際に、どこに何の情報が書いてあるのかを見つけやすくなります。

4. 実際にマニュアルを運用し更新する

マニュアルが完成したら、記載した手順に沿って業務を進めてもらいます。業務担当者にマニュアルの使い勝手や感想を聞き、必要に応じてバージョンアップをはかりましょう。

マニュアルは1度作成して終わりにせず、最新の情報を盛り込みながら更新し続けることで業務の効率化につなげられます。

マニュアルを作成する際のポイント

5W1Hを意識して作成する

業務マニュアルは5W1Hを用い、誰が(Who)、いつ(When)、どこで(Where)、何を(What)、なぜ(Why)、どのように(How)利用するのかを意識して作成しましょう。

マニュアルは、その業務を初めて担当する人が見る場合が多いため、初めて見た人でもマニュアルを見れば業務の流れが明確に分かるように作成しなければなりません。そのため、マニュアルを作成する人は、全体の流れを把握した上でこの業務が何のために行われ、どのような役割を持っているのかを理解しておきましょう。

必要なマニュアルが簡単に見つけられるようにする

業務に必要なマニュアルは、利用の際に簡単に見つけられるようにしておくことが大切です。どこにどのような情報が書かれているのかを検索しやすいように、マニュアルの目次や見出し、タイトルに検索しやすいキーワードを入れておくとよいでしょう。

また、専門用語や難しい単語を使わず、初心者でも分かりやすく見つけやすいように意識することも重要です。

図やイラストを入れ視覚的に分かりやすくする

業務マニュアルは、方法や手順に関するものが多いため、必要に応じて図やイラスト、写真などを用いて視覚的に分かりやすくすることも重要です。マニュアルの文字の大きさやフォント、色やデザインなどを工夫して見やすいマニュアル作成を心がけましょう。

ただし、デザインにこだわるあまり、図やイラストを使いすぎてしまうと見づらくなってしまうため、注意が必要です。

マニュアル作成ツールを活用する

マニュアルを作成する際には、マニュアル作成ツールを活用することで作成時間の短縮や高品質なマニュアルの作成が行えます。マニュアル作成ツールにはあらかじめテンプレートが用意されていることが多いため、デザインが統一できクオリティが一定に保てるというメリットがあります。マニュアルの用途や目的に応じてツールを選ぶとよいでしょう。

マニュアル作成ツールの詳細は、以下の記事をご参照ください。

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