【基本解説】マニュアルとは？種類や目的、作成のポイントを紹介

日々業務を行う中でマニュアルを使っているけれど、どのような種類があり、どのような目的で作成されているのかまで理解している人は少ないのではないでしょうか。

今回は、マニュアルの種類や作成の目的のほか、作成時のポイントを紹介します。

マニュアルとは、全従業員が同じレベルで業務を行えるように手順やルールをまとめたもの

マニュアルとは、全従業員が同じレベルで業務を行い結果を出せるように、手順やルール、業務に関するノウハウなどを一つにまとめたものを指します。

マニュアルの種類

• 業務マニュアル
  業務の手順やルールの他、業務の判断基準や目安時間などがまとめられています。業務内容や組織の変更に対応するため、更新頻度は高くなります。
• 操作マニュアル
  業務に必要なシステムなどを操作する際の手順がまとめられています。システムへのログイン方法や入力方法などが具体的に記されています。

類語との違い

• 手順書
  特定の業務の工程や作業手順など、狭い範囲で記されています。マニュアルの内容を一部抜粋し手順書として利用する場合もあります。マニュアルとは記載している業務の範囲が異なります。
• ハンドブック
  特定の分野において、度々使用する内容を必要最低限の項目に絞り簡潔にまとめたものです。マニュアルとは、内容のボリューム感が異なります。
• 取扱説明書
  業務に使用する機械やシステムの使用方法や操作手順がまとめられています。業務全体ではなく、個々の機械やシステムについての操作手順が書かれているという点で、操作マニュアルとは異なります。
• 手引き書
  業務の手順をまとめたものです。マニュアルは従業員全員が同じレベルで業務を行えるよう、作業内容・手順が詳細に指定されていますが、手引き書は大まかな方向性や方法のみが記されている点が異なります。

マニュアルを作成する目的

業務の効率化をはかるため

マニュアルは業務の効率化をはかるために作成します。マニュアルを作成することで、必要な作業項目や手順を整理したうえで明確に示せるため、従業員全員が同じレベルで業務に取り組めます。

また、マニュアルによって、すべての従業員が同じ手順で正確に作業を行えるようになるため、業務の質が統一できるほか、生産性の向上にもつながります。

業務の属人化を防ぐため

属人化を防ぐためにも、業務の手順やルール、ノウハウなどを言語化することが重要です。特定の従業員に業務が偏ってしまうと、その従業員が異動や退職をした際、進め方が分からなくなり業務が滞るおそれがあります。

マニュアルを作成する際は、検索しやすいようにITツールなどを活用することで、誰でも必要な時に業務に関する情報を得られます。

教育にかかるコストを削減するため

新人教育や指導者用のマニュアルは、教育にかかるコスト・時間の削減を目的に作成します。マニュアルに沿って教育を進めることで、教育コストが削減できるほか、教え方によるばらつきがなくなり、同じ基準で業務が行えるようになります。

マニュアルを作成する際のポイント

誰が見ても分かりやすいように作成する

マニュアルは、誰が見ても分かりやすく作成し、全員が同じレベルで業務を行えるようにすることが大切です。そのためには、「誰が」「いつ」「どこで」「何を」「なぜ」「どのように」という内容を含めるように意識して作成しましょう。

視覚的に理解しやすいデザインで作成する

視覚的に理解しやすいデザインを意識して作成することも大切です。 注意が必要な部分や大事なポイントは、文字の大きさやフォント、色やデザインなどを工夫するとよいでしょう。また、写真や動画を使うことも有効です。

ただし、デザインにこだわるあまり、図や写真、イラストなどを多様しすぎると、見づらくなってしまうため注意が必要です。

マニュアル作成の詳細については、以下の記事もご参照ください。

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