慢性的な人材不足や働き方改革などによって、業務改善の必要性はより高まっています。しかし、どのように業務改善を始めるか思いつかないという人も多いのではないでしょうか。そこで本記事では、業務改善の方法や参考例となるアイデアを紹介します。
目次
業務改善とは、業務の中にある3M（ムリ・ムダ・ムラ）を省いて効率化する試み
人材不足や働き方改革が進んだ現在では、もし業務の成果を高めたいと企業が考えたとしても、労働人数や労働時間を増やすという方法は現実的ではありません。そこで、業務の中の3M（ムリ・ムダ・ムラ）を省き、業務をより効率化して成果を高める試みである業務改善が重要です。
ムリは各人の能力を超えた業務であり、社員の負担となるものです。ムダとは価値を生まない、あるいは価値の低い業務を指します。ムラとは品質のバラつきを指し、業務・能力・時間など業務内の要素が一定でないことに起因します。
業務改善の手順
1. 現在の業務内容を洗い出す
業務改善を始める際は、まず現在の業務内容を確認します。業務の流れをフローチャートで分かりやすく見える化して内容を徹底的に洗い出すとともに、担当部署、担当者、工数、頻度なども挙げておきましょう。
2. 改善すべき問題点を特定する
業務の流れを確認したら、その中で業務が非効率的になる原因と思しき問題点を挙げていきます。具体的には、業務が重複していること、業務に対する準備・処理作業がかさんでいること、特定の社員にしか行えないことなどが、問題点の候補となります。
3. 改善方法とスケジュールを決める
取り組むべき問題点が決まったら、具体的な改善方法やスケジュールを検討します。1つの問題点に対しても様々な改善方法が考えられるため、企業の状況に見合ったものを選びましょう。
4. 業務改善を実施する
改善計画が決まったら、実際に計画を実行します。このとき、後の評価のために、改善実施前のデータ、つまり作業に対して現在かかっているコストや時間を記録しておきましょう。
5. 改善結果の評価と修正を行う
改善実施から一定期間後、再び業務に対するコストや時間を測定し、改善前のデータと見比べてその効果を検証します。もし効果が薄かった場合や、もっと改善できると感じた場合は、改善方法や取り組む問題点を変更し、再び業務改善を行います。
【場面別】業務改善に役立つアイデア
業務の削減
不要な業務や重複している業務があった場合、まず削減することを検討します。具体的には不要な会議や必要性の低い書類の作成、ムダな移動などが削減対象となるでしょう。
複雑化した業務や慣れた業務ほどこうしたムダが発生しやすく、気付きづらくなっています。業務の洗い出しを行う際には、その業務による付加価値なども考慮し、ムダな業務を発見しましょう。
業務スケジュールの見直し
業務の時間を短縮したいとき、最も取り組みやすい方法がスケジュールの見直しです。具体的な方法としては、順番を入れ替えたり、業務を行う時間を分割したりするものが挙げられます。
いくつかの業務が重なる場合、優先度の高いものから行い、低いものは後でまとめて行うことで、同じ時間で効率的に業務を遂行できます。また負担の重い業務がある場合は、業務を段階ごとに区切り、それぞれが終わった時点で次の担当者に回すことで、効率よく進めらます。
自動化
メールの送信や請求書の作成、在庫管理などの必要ではある一方、量が多くて負担になっている定型業務に対しては、IT技術による自動化を導入する手もあります。簡単なデータの抽出程度であればExcelのマクロ機能で自動計算できますし、より複雑なものでもRPAを使った自動化が可能です。
ITを導入する場合はある程度のコストがかかりますが、定型業務を社員が逐一行う場合の負担や損失と、IT導入後の効果を比較し、検討しましょう。
RPAについてはこちらの記事も参照ください。
アウトソーシング
社員が直接行う必要性の低い業務や、社内でノウハウの少ない業務は、アウトソーシングを検討してもよいかもしれません。アウトソーシングによって、コア業務に社員を集中させて競争力を高めたり、委託先のノウハウを自社サービスの向上に役立てたりすることができます。
こちらも自動化と同じく、かかるコストとその業務を社員が行うことによる損失を比較して、導入するかどうか決定しましょう。
マニュアルの作成
業務の流れとやり方が共有されていないと、様々な問題につながる可能性があります。そのため、業務マニュアルによって全体の業務内容と流れを共有することが重要です。
マニュアルの作成目的は全社員が自分で業務を遂行できるようにすることであるため、理解しやすい文面を心掛け、実際の写真や業務全体のフローチャートなどを盛り込むようにして、伝わりやすいものにしましょう。
マニュアル作成については、こちらの記事も参照ください。
情報共有の促進
必要な情報が円滑に共有されない場合、問題やムダにつながります。そのため、共有ドキュメントやプロジェクト管理ツールなどを使用して、現在の業務進捗や連絡事項を常に共有するようにしましょう。
こうした共有が徹底していれば、問題発生の防止や発生した場合の素早い原因特定が可能になるとともに、情報確認のためだけに人に尋ねたり会議をしたりする時間を削減できます。
アイデアを実践するポイント
改善項目の明確化と優先順位付けをする
改善の計画を立てるときは、改善すべき項目や実行する順序を明確に決定しておきましょう。これらが決まっていないと、曖昧な実行計画を立てることになり、データによる検証も不確実なものになってしまいます。
一度に取り組むアイデアを増やしすぎない
業務フローチャートを作ってみると、思ったよりも多くの問題点が見つかるかもしれません。そのような場合でも、一気に多数の改善のアイデアを実行しない方が好ましいです。
多くのものを少しずつやるより、1つのものに集中した方が効率良く改善ができますし、もし改善が上手くいかなかったとき、多数の改善案を実施していると、原因がどこにあるのかが定まりません。
長期的な視点を持つ
業務改善の実施後には評価を行いますが、短期的に結果が出る場合は少ないことを意識しておきましょう。最初はコストがかさんでいるだけのように見えても、業務を行う側が慣れてくると、コストを上回るパフォーマンスが出るかもしれませんし、やり方の修正で結果が出るようになるかもしれません。改善の際は長期的な目線に立つことを心掛けましょう。
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