ビジネスメール

初心者向け!ビジネスメールで添付ファイルを送信する際の注意点

ビジネスメールを送信する際に、様々な資料を添付することは多いのではないでしょうか。一見、貼り付けておけばよいと考えてしまいがちですが、マナーを守っていない場合、セキュリティ問題などで相手に迷惑をかける可能性があります。

今回は、ビジネスメールで添付ファイルを送信する際のマナーや気を付けるべき点をお伝えします!

添付サイズは2~3MBまで。それ以上は圧縮を

添付ファイルの容量に注意する必要があります。一般的には2MBに収めると無難です。最大でも3MBです。あまりに大きすぎると相手が受信できないエラーが起きたり、ダウンロードに時間が掛かってしまうなどの迷惑をかける場合があります。

3MB以上のサイズになってしまう場合やファイルの数が多い場合は、圧縮ファイルに変換しましょう。圧縮することでサイズも小さくなり、相手も受け取りやすくなります。

ファイル転送サービスやクラウドサービスも使用する

圧縮する方法の他に、ファイル転送サービスやクラウドサービスなどを使用して共有する方法もあります。送信したいファイルをアップロードし、そのリンクを本文に記載します。これだけでファイルを相手に共有することが可能です。

ただし、重要なファイルを預けるため運営会社が信用できるのか見極める必要があります。例えば、以下のようなサービスがあります。

ファイル転送サービス

クラウドサービス

ファイル名は内容が分かるように

ファイル名は内容が一目で理解できるものにしましょう。ファイル名で内容が分からない複数のファイルが一度のメールで添付されていると、ひとつずつ開いて確認する手間が発生してしまいます。

日付や、内容である「報告書」「契約書」などの文言を加えると良いでしょう。また何度も同じファイルを送る場合は「Vol.1」などを付けることで最新のファイルが明確になります。

 

添付ファイルの内容を本文中に書く

ビジネスメールを受け取った相手が添付ファイルの内容を理解するため、ファイル名だけでなくメール本文にも内容を明記しておくと丁寧です。相手が添付ファイルに気付かないというミスを防ぐことにもつながります。

さらに、本文中に内容を明記しておくことで自分が添付忘れをしていた場合に気付くきっかけにもなります。下記に、メール本文の例を記載するので参考にしてみてください。

メール本文の例

件名:〇〇資料添付のご案内
株式会社◇◇ ~~様

お世話になっております。
株式会社△△ ××です。

先日、ご依頼いただきました〇〇に関する資料を
添付ファイルにてお送りいたします。

添付内容
・〇〇に関する資料(PDF)1件

ご不明点がございましたら、遠慮なくお申し付けください。
今後ともよろしくお願いいたします。

 

内容によってはパスワードを付ける

ビジネスメールでは、社内の個人情報や社外秘の情報など機密性の高い情報がやり取りされることも多くあります。情報漏洩の可能性もあるため、内容によってはセキュリティ対策としてパスワードを設定しておきましょう。

また、パスワードを明記しているメールは添付ファイルと別のメールで送信する配慮を行いましょう。この場合、添付ファイルのあるメール本文に「パスワードは別メールでお知らせします。」などの文言を添えると丁寧です。

 

添付忘れや宛先間違いに気を付けて!

ファイルの添付忘れは避けたいものですが、ビジネスメールのやり取りでは珍しくありません。また、宛先を間違えると情報漏洩になる可能性もありますので、送信する前にもう一度確認しておきましょう。

添付忘れや宛先間違いは組織や個人の信用問題に関わります。気が付いたらなるべく早く、添付を忘れていた資料を追加してお詫びメールを送信しましょう。お詫びメールの書き方は下記のリンクを参考にしてみてください。

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まとめ

いかがでしたか?今回はビジネスメールで添付ファイルを送信する際のマナーや注意点についてお伝えしました!

添付サイズを最大でも3MBまでに収め、それ以上の場合は様々なサービスを活用しましょう。
ファイル名や本文にもファイルの内容を明記したうえで、送信する相手やセキュリティ問題に配慮を忘れないよう気を付けてください!