ビジネスメール

角が立たない「お断り」ビジネスメールの書き方と例文

ビジネスのやりとりでは「お断りメール」を送信する場面もあるのではないでしょうか。なるべく相手が不快に感じることなく、角が立たないよう済ませたいものです。そのためには、構成や文言などに気を付けましょう。

今回は、「お断り」する際のビジネスメールの書き方や例文を紹介します。

「お断りメール」の基本構成

基本構成を例文に当てはめて解説します。

件名:「〇〇」のご注文についてのご案内
◇◇株式会社 営業部 ~~様お世話になっております。株式会社△△のーーでございます。

この度は「〇〇」のご注文を頂き、誠にありがとうございます。(①)

さて、ご注文いただきました「〇〇」についてですが、
大変恐縮ですが、在庫切れのためご注文をお受けいたしかねます。(②・③)
ご迷惑をおかけし、大変申し訳ございません。(④)

次回の入荷は2月中旬頃を予定しております。
またの機会があれば、よろしくお願い申し上げます。(⑤)

感謝を述べる

相手は提案やお誘いを行うため時間を費やしています。そのため、まずは相手側からの提案やお誘いなどに対しての感謝を述べましょう。

お断りの文言を入れる

断る旨の文言を入れましょう。この際に、自分も残念な気持ちがあることや、相手と同じ想いを持っていることを伝えると良いでしょう。お断りの文言では、クッション言葉を入れるなど、直接的に伝わる文言は避けると無難です。クッション言葉については、ページの下部にて詳しく説明します。

お断りの定番で使われる文言
(文頭)

  • せっかくの機会ではございますが~
  • お応えいたしたいのは山々でございますが~
  • 大変遺憾に存じますが~
  • 素晴らしいご提案を頂いておきながら誠に遺憾でございますが~
  • せっかくのご提案を頂き、大変恐縮ではございますが
  • 本来であればお引き受けしたいところですが~
  • お誘いを頂きとても嬉しく存じますが~

(文末)

  • ~お受けいたしかねます。
  • ~ご対応いたしかねます。
  • ~見送らせていただきます。
  • ~お気持ちだけ頂戴いたします。
  • ~辞退させていただきます
  • ~遠慮させていただきます。
  • ~ご要望に沿いかねます。

③断る理由を述べる

「遠慮させていただきます。」など断りの文言のみの場合、冷たい印象を与え、相手が納得できない可能性もあります。なぜ断ったのか、という理由を明確に示すことで、相手も何が問題だったのかを理解することができます。トラブルにもつながりにくいでしょう。

④お詫びの文言を入れる

理由を述べた後には、断ったことに対してお詫びの文言を入れましょう。

  • ご迷惑をおかけし、大変申し訳ございません。
  • 大変申し訳ございませんが、何卒ご了承のほどお願い申し上げます。

他にも以下のページを参考にしてみてください。

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次につながる前向きな文言で締める

今回はお断りする結果となりましたが、良好な関係でやり取りを終えたい場合関係性を続けたい場合は、前向きな文言で締めることをオススメします。また、代替案を提案するなどの姿勢を見せることも良いでしょう。

前向きな締めの例

  • 今回はご期待に沿えない結果となってしまいましたが、~~を行うことは可能です。ぜひ、ご検討ください。
  • 今回は見送らせていただきましたが、次回を楽しみにしております。
  • また、機会がありましたらご検討のほどよろしくお願いいたします。
  • 次回はぜひとも、よろしくお願い申し上げます。

 

「お断りメール」書き方のポイント

クッション言葉を添える

クッション言葉とは、本題に入る前に添えて、相手への気遣いを表す言葉です。断る文言だけでは冷たい印象を与える可能性があります。そのため、お断りの文言の前にクッション言葉を添えましょう。柔らかい印象を与えることができます。

クッション言葉の例

  • 恐れ入りますが~
  • 大変恐縮ですが~
  • 誠に申し訳ありませんが~
  • 誠に不本意ながら~
  • 失礼ながら~

否定フレーズを言い換える

お断りメールのため、否定的なフレーズを記載してしまいがちですが「~できません」「お断りします。」などの直接的なフレーズは避けましょう。言い換えることで、印象を和らげることができます。

  • ~できません。
    → ~できかねます。
    → ~いたしかねます。
    → ~困難な状況でございます。
  • お断りします。
    → ご要望に沿いかねます。
    → 遠慮させていただきます。
  • 辞退いたします。
    → 見送らせていただきます。
    → ご遠慮させていただきます。

「お断りメール」の例文

提案のお断りメール

件名:「〇〇」のお断りについて
◇◇株式会社 営業部 ~~様お世話になっております。株式会社△△のーーでございます。
早速ご対応いただき、誠にありがとうございます。

さて、見積もり書を拝見し精査いたしましたところ、
企画予算を超過しておりましたので、大変恐縮ですが今回は見送らせていただきます。

せっかくのご提案にお応えできず、申し訳ございません。

またの機会にお声がけさせていただきますので、
今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。

打ち合わせのお断りメール

件名:打ち合わせの欠席についてのお知らせ
◇◇株式会社 営業部 ~~様いつもお世話になっております。株式会社△△のーーでございます。

この度は「〇〇」についての打ち合わせのご案内を頂きありがとうございます。
本来であれば参加してお話を進めたいところですが、
あいにく既に予定が入っており、参加することができません。
誠に申し訳ありませんが、ご要望の日時では参加が困難な状況です。

2月4日以降の14時~17時であれば、対応が可能となりますので
ご検討していただけますでしょうか。

お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

 

まとめ

いかがでしたか?

「お断りメール」は冷たい印象を与えがちですが、クッション言葉や否定フレーズを言い換えることで柔らかな印象で断ることができます。ぜひ、参考にして相手と良好な関係を作ってください。

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