お礼状に適した封筒をご存じですか？ビジネスにおけるお礼状では、本文の書き方だけでなく、封筒の作成にも気を遣わなければいけません。
そこで今回は、封筒の選び方や作成方法について解説します。
お礼状の書き方に関しては、以下の記事を参考にしてください。
目次
取引先や上司に対するお礼状は封書で送る
ビジネスでお礼状を書く場合は、封書にして郵送することがマナーです。お礼状はハガキで書くこともありますが、ハガキは簡易的というイメージが定着しています。一方、封書は公的なものと思われており、こちらの方が喜ぶ人も多くいます。
仲の良い同僚などにはハガキを用いても構いませんが、取引先や上司などに書く際は必ず封書にしましょう。
また、お礼状やその封筒を書くときは印字ではなく手書きにしましょう。文字を綺麗に書くのが苦手な人も、丁寧に書けば相手に敬意を示すことができます。
お礼状の封筒を選ぶときのポイント
ビジネスでのお礼状には和封筒を選択する
封筒には「和封筒」「洋封筒」がありますが、ビジネスシーンのお礼状では縦長の和封筒を用いることがマナーです。
結婚祝いや引越祝いなどの、身内へのお礼状の場合は横長の洋封筒を用いても構いません。
封筒・便箋はどちらも白色のものを選ぶ
封筒・便箋は白色のものを選択しましょう。クリーム色のような色味のある封筒・便箋は失礼に当たることもあります。
封筒においては、郵便番号記入欄の有無は問いませんが、無地のものを選びます。便箋は和封筒では縦罫線のものを、洋封筒では横罫線のものを選んで、封筒と便箋で形式を統一しましょう。
封筒のサイズは「長形4号」か「洋形3号」
選ぶべき封筒のサイズは、和封筒では「長形4号（90×205mm）」、洋封筒では「洋形3号（148×98mm）」です。便箋はどちらの場合でもB5用紙を選びましょう。
和封筒に入れるときは、便箋を三つ折りにします。最初に下側を折り、その後上側を折ります。また、お礼状の書き出しが裏側・右上に来る向きで便箋を入れます。これは、封筒から取り出したときに、そのまま読めるようにするためです。
ただし、洋封筒に入れるときは四つ折りにしましょう。
お礼状の封筒の書き方
封筒は以下のように作成します。
和封筒では縦書き、洋封筒では横書き
便箋と同様に、和封筒では縦書きで各項目を記入します。縦書きの場合は、住所などの数字を漢数字で書くことに注意しましょう。例えば「150」を書くときには「一五○」とします。ただし、洋封筒の場合は横書きで記入しましょう。
住所は略さず正確に書く
宛先住所・差出人住所に関しては、どちらも番地や建物名・部屋番号まで正確に書く必要があります。お礼状を確実に相手に渡すためです。住所を書くときは、1～2行程度で収まるようにすることを意識しましょう。
和封筒の場合は、宛先住所を表面の右端に、裏面の綴じ目の右側に差出人住所を、左側に氏名を記入します。ただし、最近では住所と氏名を全て左下に書く文化が浸透しているので、そちらで書く場合もあります。
対して洋封筒では、宛先住所を表面の中央より少し上の位置に、差出人住所および氏名を裏面の下側に記載します。
相手先の名前を中央に最も大きく書く
相手先の名前は、封筒表の中央に最も大きくなるように書きます。敬称には「様」を付け、名前を決して間違わぬように気をつけましょう。
会社名や役職名は氏名の少し右に、やや小さく記入します。
会社・部署宛にする場合の敬称は「御中」とする
取引会社や部署全体に宛てる場合は、敬称を「御中」とします。ただし、特定の人物に宛てる場合、会社名や部署欄に「御中」と書いてはいけません。
詳しくはこちらの記事を参考にしてください。
封筒裏側の綴じ目中央に封をした印を書く
和封筒の場合は封を綴じたら、綴じ目の中央に封をした印として「〆」「封」のどちらかを書きます。この印は誰にも開けられていないという証明になるので、記入するのを忘れないようにしましょう。ただし、洋封筒ではこれらの印を書く必要はありません。
お礼状の封筒を作成するときの注意点
お礼状の封筒を作成するときには以下のことに注意しましょう。
- 滲みにくい黒いペンで書く
文字が滲んでしまうと見栄えが悪くなります。 - 封筒を派手に装飾しない
派手な切手を用いたり、余計な言葉や絵を書いたりしてはいけません。必要項目だけを適切に記入しましょう。 - 書き損じた場合は新しく書き直す
修正テープや修正液を用いてはいけません。新しい封筒を再度用意しましょう。
いかがでしたか？
ビジネスにおけるお礼状の封筒を作成する際は、適切な封筒を選び、失礼の無いよう丁寧に書きましょう。
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