ビジネスメール

ビジネスメールにはどこまで返信するべき?メール返信のマナーを解説

ビジネスメールにどこまで返信を続けるべきなのか、悩んだことはありませんか?ビジネスメールにはしっかり返信をするのが基本ですが、だらだらとやり取りを続けるのも考えものです。

今回は、ビジネスメールのやり取りをどこまで続けるべきか、そして返信をする際はどのような点に気をつければよいのかについて解説します。

ビジネスメールのやり取りはどこまで続けるべき?

自分からメールを送った場合は、自分でやり取りを終わらせる

自分からメールを送ってやり取りを開始した場合は、自分のメールでやり取りを終わらせるのが基本です。
ビジネスメールのやり取りは、『自分→相手→自分』の1往復半で終了するのが理想とされています。メールを送る際は、なるべく少ない回数でやり取りを終えられるように簡潔に用件を伝えることを心がけましょう。

また、自分からメールを送る際には「何か不都合がございましたら、ご連絡下さい」「では、後ほどこちらからご連絡させていただきます」などの言葉を文末に付けて、やり取りを締めくくることもできます。

【やり取りの例】

自分:「次回の会議についてですが、〇月〇日でいかがでしょうか?」

相手:「問題ありません、よろしくお願いします」

自分:「かしこまりました。詳細につきましては、後ほどご連絡させていただきます」

やり取りの目的が達成できた場合は返信不要

メールのやり取りの目的が達成できた場合は、それ以上返信を続ける必要はありません

例えば、お礼メールへの返信は不要であるとされています。メールで資料を送付した場合なら、先方からお礼のメールが返ってきてもそれには返信する必要はない、ということです。

「返信不要」と書かれていた場合にも注意が必要

先方からのメールに「返信不要」と書かれている場合であっても注意が必要です。「返信不要」とある場合でも、返信すべきかどうかは改めて判断しなければなりません
「返信不要」とあっても、当然のマナーとして返信はすべきであると考えている人もいます。失礼だと思われないためにも、「承知しました。ありがとうございます」などの軽い返信をするのがおすすめです。

「返信不要」は、「返信するな」という意味ではなく「返信しなくてもよい」と捉えたほうがよいでしょう。

ビジネスメールに返信する際に気をつけるべきこと

24時間以内に返信する

ビジネスメールには、できるだけ早く返信をする必要があります。基本的には24時間以内に、遅くとも翌日には返信するように心がけましょう

24時間以内の対応が難しい場合でも、内容を確認したことを伝える旨のメールを送っておくと丁寧です。

件名のReは消さない

ビジネスメールの返信をする際には、件名は書き換えないのが基本です。返信メールであることをわかりやすくするため、件名につく「Re:」も削除する必要はありません

返信時の件名に関しては、次の記事も参考にしてみてください。

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元のメールを引用しての返信が親切

返信の際には、元のメールを引用して返信するのが親切です。送られてきた内容を引用返信することで、相手が受信ボックスから前のメールを探す手間を省けます。

メールの引用返信には、全部引用・部分引用があります。次の記事では、全部引用と部分引用のメリットやデメリットを解説していますので、参考にしてみてください。

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まとめ

いかがでしたか?

ビジネスメールには返信をするのが基本ですが、無理に返信を続ける必要はもちろんありません。メールの内容を吟味して、返信をすべきか考える必要があります。

また、自分がメールを送る際にも、少ないやり取りで用件が伝わるように心がけましょう。

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