ビジネスメール

まずは基本を押さえよう。ビジネスメールのマナーと例文を紹介

メールはビジネス業務において欠かせないツールです。よってビジネスパーソンとして、メールのマナーを押さえておくのは必須であると言えます。

今回はビジネスメールの基本的なマナーと共に、例も併せてご紹介いたしますので、実際に作成する際に役立ててみてください。

メールの基本的なマナー

一文は短く、相手にわかりやすいように書く

メールを書く際は相手の立場になり読みやすい文章と構成になるように心がけてください。具体的には、一文は長くても30文字程度に収め、内容が簡潔に伝わるよう工夫しましょう。

問い合わせなどに対する返信はすぐに行う

メールの返信は、できるだけすぐに行うのが鉄則です。特に、社外からの問い合わせメールなどは、届いた日の営業時間内には必ず返すようにしましょう。

何らかの理由でどうしてもその日中に返せなかった場合は、「ご返信が遅れて大変申し訳ございません」などの謝罪の一文を添えてください。

社外に対するメールは丁寧に、社内に対するメールは簡潔に

社外に向けてメールを送る際は、初めのあいさつや結びの言葉はきちんと書き、また尊敬語や謙譲語は正しく丁寧に使いましょう。

ですが、社内のメールに関しては、長いあいさつやへりくだった表現はできるだけ省き、内容を簡潔に伝えることが好まれます。社外向けと社内向けで、メールの文体を使い分けることを意識しましょう。

添付ファイルは容量が大きくないかチェックする

ファイルを添付する際は、容量が大きくないかチェックしましょう。3MBを超える場合はZIPなどを用いて圧縮してから送るようにしてください。

また、重要な資料などを送る際はロックがかかったままになっていないか等、相手が問題なく開けるかどうかを確認しましょう。

宛先・件名のマナー

「To」「CC」「BCC」は場合によって使い分けよう

宛先で選択できる「To」「CC」「BCC」は以下のように使い分けます。

To:メールを送る相手。「貴方に向けて送っています」という意思表示

CC:メールの送り先ではないが、内容を共有したい相手。

BCC:ほかの受信者にアドレスを見せずに送る相手。

メインの相手には「To」を使い、返事はいらないが内容を共有したり確認してほしい相手には「CC」を使います。「BCC」は取引先に一斉にメールを送るときや、社外に送ったメールを上司にも共有したいときに、アドレスを隠して送れる方法です。

それぞれ状況に合わせて使い分けると共に、「BCC」で送らなければならない人を「CC」に入れてしまったりなどのミスを防ぐため、送る前に宛先を確認しましょう。

件名は相手が一目見て内容がわかるように

ビジネスでは一日に何通ものメールのやり取りを行うため、内容がわかりづらかったり怪しい件名のものは、後回しにされるか読まれないことがあります。ですから、件名は一目で内容や目的がわかるように気を付けましょう。

ポイントは、具体的な内容や名称を入れることです。例えば、会議のお知らせであれば「〇月×日の戦略会議に関して」と日付と内容を書けば、相手に伝わりやすいです。お礼のメールであれば「なんのお礼か」を、お知らせのメールであれば「なんのお知らせか」を具体的に書くようにしましょう。

本文のマナー

最初に宛名とあいさつを

メールの本文の最初には、「宛名」を必ず書きます。宛名を書く際の順番は以下の通りです。

①会社名
②部署名
③役職名
③名前
⓹敬称

複数の相手に送る場合は「各位」などを用いましょう。

また、宛名の次は簡単なあいさつを入れます。社内であれば「お疲れ様です」社外であれば「いつもお世話になっております」などが一般的です。

そのほか、状況によって宛名やあいさつは様々な表現があるため、よろしければ下記の記事で確認してみてください。

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先に結論から述べて、内容はわかりやすく簡潔に

本文では件名で伝えた要件について結論を最初に述べてから、詳しい内容を書いていくようにします。一行は短く簡潔に書くようにして、情報を並べるときは箇条書きにするなど、書式を工夫しましょう。

最後に結びの言葉を一言入れる

内容を書ききったら、最後は結びの言葉で締めます。「よろしくお願い致します」などが一般的なフレーズですが、メールの目的に沿って様々なバリエーションがあります。こちらも下記の記事で詳しく紹介していますので、ご参照ください。

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署名のマナー

会社のテンプレートがあればそれにならい、なければ自分で作ろう

メールの最後にある「署名」は、ビジネスにおいては必ず必要です。たいていは、会社それぞれに統一したフォーマットがあるため、それにならって設定しましょう。

もし会社に統一のフォーマットがない場合は、以下の署名の主な項目を参考に、自分で作成してみてください。

【署名に入れる主な項目】

・会社名と部署名
・氏名(会社によっては英語名も)
・会社または事業所の住所
・電話、FAX、携帯番号
・メールアドレス
・Webサイトのアドレス(あれば)

【例】

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○○産業株式会社
営業部 企画課
田中 太郎 <Tanaka, Taro>
〒123-4567
東京都××区△△町0番
Tell 1-2345-6789  Fax 1-9876-5432
携帯 090-1234-5678
abc@tanaka.com
http://○○.com
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ビジネスメールの例

社内・依頼編

件名:プレゼン資料のご確認のお願い

鈴木部長

お疲れ様です。田中です。

〇月×日の会議で使用するプレゼン資料が、完成致しましたので
添付にてお送りいたします。

内容をご確認いただき、修正箇所等ございましたら
お教えいただけると幸いです。

お忙しいところお手数をおかけして恐縮ですが、
□日までにご返答をいただけますと有難いです。

ご対応、よろしくお願い致します。

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営業部 企画課
田中 太郎 <Tanaka, Taro>
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社外・アポ後のお礼編

件名:ご面談の御礼【○○産業株式会社・田中 太郎】

株式会社□□
営業部 部長 鈴木 一郎 様

大変お世話になっております。

本日、弊社商品「××」の件でご面談のお時間をいただきました、
○○産業株式会社の田中 太郎でございます。

ご多忙な中貴重なお時間を頂戴し、
誠にありがとうございます。

弊社商品のご導入についてご検討いただく際、
ご要望等ございましたらお気軽にご相談ください。
でき得る限り御社のご意向に沿えますよう努力させて頂きます。

また、ご不明点やご質問に関しても、何なりとお申し付けください。

それでは、メールにて大変恐縮ですが重ねて感謝申し上げます。

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まとめ

いかがでしたか?ビジネスメールのマナーは社内向けと社外向けの場合や、シチュエーションごとに違ってはいますが、基本的に「簡潔に内容を伝える」という点は共通しています。相手が読みやすいメールを心がけて、メールを作成していきましょう。

 

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