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予実管理を見直して確実に成果をあげる！定義や基礎を確認
「予実管理」という経営管理の手法をご存知ですか？
適切な予実管理を行うことは、組織が継続的な成長を続けるためには欠かせません。
今回は、予実管理の基本や実際に行うためのポイント・ステップをご紹介します。
目次
「予実管理」とは「予算」と「実績」を管理すること
予算通りに実績を挙げられているか判断する
「予実管理」とは、「予算」と「実績」が見合っているかを確認することです。部門・事業ごとに割り当てられた予算に対して実績が適切だった場合、経営目標に順調に近づいていることが確認できます。逆に、予算と実績がかけ離れている場合、設定した予算が事業の実態に即していないことが考えられ、改善が求められます。
予算の編成や、業務の改善を行う
編成する予算は多すぎても少なすぎてもいけません。事業の成功を狙いすぎるあまり、到底達成できない予算を見込んでも、目標を設定する意味がなくなってしまいます。また、あまりに達成しやすい予算を設定していては目標を設定している意味がありません。
定期的に予実管理を行うことで、「実際はどの程度の実績を挙げることができるのか」「実態とかけ離れた予算編成をしていないか」などの確認ができるようになり、より正確な経営目標・利益予測ができるようになります。また、これらの確認を通して「予算に対して十分な実績を挙げられていない部門」が把握でき、業務の改善に活かすことができます。
予実管理を行うためのポイント
KGI・KPIを策定する
予実管理を行うために、自社が目指すべき目標を決める際に活用できるのが「KGI」「KPI」です。「KGI」は「重要目標達成指標」と訳され、企業として最終的に目指すべきゴールにあたります。「KPI」は「重要業績評価指標」と訳され、KGIを達成するためのプロセスの達成度を測るための指標です。
KGI・KPIの例
KGI：売上を10%上昇させる
KPI：コール数を20%増加させる、商談数を10%増加させる
具体的なKPIを決めることで、「予実がどれだけ異なっているのか」「KGIを達成するためには何が必要か」を、定量的に確認ができます。定期的にKPIを用いた予実管理を行い、進捗状況を把握し、タスクの優先順位を決めた上で業務に取り組むことができます。
詳しいKGI、KPIについての説明は、以下の記事を参考にしてみてください。
予実管理に使用するデータの収集を日頃から行う
定量的な予実管理を行うためには、日頃から大量のデータを集めていなければなりません。そのために普段から、予実を確認しやすいようなデータの収集・集計方法を実践する必要があります。データはなるべくリアルタイムなものをこまめに取り、部門・事業ごとの詳細なデータを収集しましょう。
経理部のような特定の部署がデータの収集を担当する仕組み以外にも、各部門が定期的に報告を行う方式が考えられます。経理部に業務を集約したほうが効率的ですが、経理からはどうしても現場が見えづらく、背景や詳細な内訳までは把握しにくいことに注意しましょう。
予算管理ソフトを使用する
細かいデータの分析や記録には予算管理ソフトを使用することができます。ソフトウェアによって機能の差はありますが、データの収集やシミュレーションの実施、可視化を補助してくれます。例えば、クラウド対応している予算管理ソフトを活用することによって、各部署が独自に入力したデータを一元管理できるため、データ収集の効率化が可能になります。
予実管理を行うためのステップ
1. 目標・データ収集の方針の策定
まずはKGI（重要目標達成指標）つまり、最終的な経営目標を策定しましょう。経営目標は過去のデータを参考に、無理のあるもの・達成が簡単すぎるものは避けるべきです。また、途中での予実管理の結果によっては、多少の変動が生じる可能性があることも意識しましょう。さらに、定期的な予実管理を行うために、あらかじめ「どのようなデータをどのような手法で集めるか」を決めておく必要があります。
2. 予算を策定し、定期的に決算を行い、予実を確認する
次にKPI（重要業績評価指標）つまりプロセスを評価するための指標を決めましょう。KPIを目標に業務を進め、定期的に決算し、予実管理を行います。こまめに行い過ぎても作業コストがかかってしまうため、1ヶ月ごとや四半期ごとを目安にすることが多いです。予算と実績が乖離していた場合、乖離の原因を究明を行うため、収集していたデータを解釈しましょう。
3.マネジメントサイクルを回し、予実の改善を行う
予実の乖離が判明したら、PDCAサイクルやOODAループを回しましょう。
| PDCAサイクル | Plan（計画）→Do（実行）→Chek（評価）→Action（改善） |
| OODAループ | Observe（観察）→Orient（仮設立案・方向づけ）→Decide（意思決定）→Act（行動） |
どちらも現状を認識した上で改善し続けるための意思決定のための手法です。OODAループのほうが現状の観察からプロセスが始まっているため、不確実な状況への適応力が高いとされており、企業経営などの変化が激しい分野では効果を発揮することが期待できます。
PDCAサイクルやOODAループを通して、「予算と実績の乖離を確認→原因・課題を究明→改善のための計画を立案し→実行」の手順を取りましょう。PDCAサイクルやOODAループについては、以下の記事を参考にしてみてください。
いかがでしたか？
適切な予実管理を行うことで確実な成長が期待できます。
KGI・KPI、予算管理ソフト、PDCAサイクルなどを上手に活用しましょう。
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