業務改革・改善

【誰でもできる】テレワーク導入の手順と注意点を紹介

新型コロナウイルスの影響もあり、多くの企業でテレワークの導入が進んでいます。
まだオフィスでの仕事がメインの会社でも、テレワークを検討している方がいるのではないでしょうか。

今回はテレワークの導入について、手順や注意点を紹介します。

テレワーク導入の手順【検討・計画立案】

1. テレワーク導入の目的を明確にする

まずは、テレワークを導入する目的を明確にする必要があります。導入の目的をはっきりさせることは、その後の方針決定や評価・改善のために必要です。

テレワークには、「通勤コストの削減」「災害時の事業継続」「働き方改革」など、経営者・社員のどちらにもメリットが存在します。「どのようなメリットを得たいか」という観点から、導入の目的を定めることも有効です。

2. テレワーク導入の対象範囲を決める

テレワーク導入に当たって、対象者・対象業務・実施頻度の3つを決める必要があります

  1. 対象者
    育児・介護の必要のある社員や高齢の社員、病気や災害で通勤が困難な社員など、テレワークによってメリットを受ける社員を優先的に対象者とすることがポイントです。
    対象者を選ぶ際には、関係者の理解を得られるように明確な基準を設け、説明を行うことが重要となります。
  2. 対象業務
    業務内容によってはそもそもテレワークが不可能なものもあるため、テレワークを導入する業務の限定が必要です。
    テレワークに向いている作業から優先的に対象とすることで、スムーズに導入が進められます。
  3. 実施頻度
    テレワークの導入段階や導入目的・企業の方針に合わせて実施頻度を決める
    必要があります。
    初期段階では、テレワークに慣れるために日数は少なめにし、段階的に増やしていくのが基本です。

3. 現状を確認する

テレワークの導入前の時点での、社内規則や業務の実情を把握する必要があります。確認すべき点には、以下のものがあります。

  • 就業規則
  • 労働時間の把握方法
  • 人事評価制度
  • セキュリティポリシー
  • ICT(情報通信技術)環境

4. 導入計画を立てる

テレワーク導入のための計画策定を行いましょう。担当者・予算・完了時期などについて定める必要があります。

テレワークの形態には「在宅勤務」「モバイルワーク(オフィス以外の場所で勤務する)」「サテライトオフィス(本社以外に小規模なオフィスを設置する)」があります。自社にはどの形態が向いているかも考えておきましょう。

テレワーク導入の手順【環境整備・実施】

5. テレワークの実施環境を整理する

テレワークの導入計画に沿って、実施環境を整備します。具体的には、「実施時のルール整備」「ICT環境の整備」の2つを行います。

  1. 実施時のルール整備
    オフィス勤務のみを想定している就業規則の場合、就業規則の改訂が必要です。また、社内でのテレワーク運用についてのルールを策定する必要があります。
  2. ICT環境の整備
    PCやインターネット環境などを、テレワークに向けて整備する必要があります。また、業務内容やテレワークの目的に合わせたテレワークツールの選定も行いましょう。

ICT環境の整備については、次の記事も参考にしてみてください。

あわせて読みたい
テレワーク導入の不安を解決!導入に必要な基本ツールを紹介しますテレワークを導入したいけれど、業務を円滑に進めるためにどのようなツールが必要か分からず悩んでいませんか? 今回は、テレワークに必要...

6. テレワークについての研修・説明会を行う

テレワークを社内でスムーズに浸透させるために社員研修・説明会を行います。研修・説明会の内容には、「導入の目的・必要性」「テレワーク時の体制」「ツールの操作方法」などを盛り込みましょう。

特に、テレワークを導入しても業務が滞らないようにするためには、テレワークの対象者以外にも導入の必要性を理解してもらうことが必要です。

7. テレワークを試行する

テレワークの試行期間は、少なくとも3か月以上設定するのが基本です。慣れない作業に対応するのには時間がかかると想定できるため、期間は長めに設定するとよいでしょう。

8. 評価と改善を行う

試行が終わったら、導入時の目標や計画と照らし合わせて評価・改善を行いましょう。評価については、「量的評価」「質的評価」の2つの評価が必要です。

  1. 量的評価
    顧客対応にかかった時間、事務処理件数、オフィスにかかったコストなど
  2. 質的評価
    知識・情報が共有できたか、顧客満足度、社員の満足度など

 

テレワークを導入する際の注意点

社員がテレワークのできる環境にないおそれがある

個人のPCを持っていない、自宅にはインターネット回線がないなど、員がテレワークを実施できる環境にない恐れがあります
ICT環境が整っている社員を優先的にテレワークの対象とする、必要な設備を支給するといった対策が必要です。

職務怠慢が起きるおそれがある

オフィス以外での勤務となると、周囲の目がなくなるため職務怠慢が発生するおそれがあります。仕事を成果ベースで管理するといった対策が必要です。

在宅勤務での職務怠慢については、次の記事も参考にしてみてください。

あわせて読みたい
在宅勤務でのサボりを防ぐために|企業ができる5つの対策新型コロナウイルスの影響で、在宅勤務・テレワークは急速に浸透しつつあります。 しかし、「自宅での仕事はついついサボってしまう」「在宅勤...

 

まとめ

いかがでしたか?

テレワークの導入には、経営者・社員ともにメリットが存在します。

ぜひこの記事を参考に、導入の計画を立ててみてください。

新規営業の業務効率化にお困りではありませんか?
5万社以上が活用する企業情報サービスで、時間や手間を削減しましょう!