請求書を送りたいけれど書き方やマナーが分からずに困っている、という方もいらっしゃるのではないでしょうか？
請求書には、送付するタイミングや形式などについて、いくつかの注意点が存在します。
今回は請求書の書き方について、テンプレ付きで簡単に解説します。
目次
請求書とは、商品・サービスの代金の支払いを求める書類のこと
請求書とは、商品やサービスの代金の支払いを求めるために送付する書類のことです。
請求書を発行・送付することで、請求の内容を相手に明確に示せます。そのため、取引相手との間で支払いのタイミングや金額に関するトラブルの回避に繋がります。
請求書を送る際には、送付状も添える
送付状（添え状）とは、送付物の内容を確認するために添えられる書面のことです。
請求書を送る際には、請求書の送付先・送付枚数などが間違いでないかを確認するために添えられます。また、二度目以降の請求書を送るときに二重に支払いをしないように注意を促したり、振込手数料を負担してもらう際に謝罪の文言を添えたりする場合にも用いられます。
請求書の送付状については、次の記事で詳しく説明しているので参考にしてみてください。
請求書に書くべき要素
請求書に記載すべき項目としては、主に次の9つがあります。
- 題目（タイトル）
「（御）請求書」と記載します。継続して取引を行っている場合は、「〇月分請求書」と書くこともあります。 - 宛名
請求書を送付する相手の社名や屋号、氏名を記載します。 - 発行日
業種や取引内容によって、いつを発行日とするかが異なる場合があります。あらかじめ確認しておきましょう。 - 管理番号（請求書番号）
後で請求書を整理・管理しやすいように、管理番号を付けておきましょう。 - 請求者の名前、住所、電話番号
請求書を発行した側の名前などを記載し、印鑑を押します。 - 請求する合計金額
相手に請求する税込みの合計金額を記載します。 - 請求内容の詳細
品目ごとの税抜き価格や値引きの有無・金額、消費税額などを記載します。 - 振込先
振込先となる口座の情報を記載します。 - 振込期限
振込期限は契約で定めている場合もあるため、契約書を確認して記載しましょう。
請求書のテンプレート・記入例
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御請求書 〒○○○○○○○ 発行日2021年○月○日 御請求金額 148,500円
【備考欄】 ・振込先 ○○銀行○○支店（支店コード○○○） 普通預金 ○○○○○○ 恐縮ではございますが、振込手数料は貴社にてご負担ください。 |
請求書を送る際のマナー・注意点
取引の形態によって発行すべきタイミングが異なる
請求書を発行するタイミングは、取引が継続取引型か受注請負型かで異なります。
継続取引型とは、継続的に発注を受けて商品・サービスを提供するものです。業務代行やWebサイトの運営委託、新聞の定期購読などが該当します。継続取引型の場合、基本的には月毎に請求書を発行します。
一方、受注請負型とは、Webサイト作成やソフトウェア開発など、ある仕事を完成させて納品することを依頼する形の取引を指します。この場合、請求書は納品のタイミングで発行します。
送付方法を確認しておく
請求書の送付方法は、あらかじめ取引先と確認しておく必要があります。郵送で送付するのが一般的ですが、メールやPDFファイルで送付する場合もあるので注意しましょう。
また、請求書は信書であるため、郵送する場合はメール便は用いません。封筒に切手を貼って送りましょう。
紙はA4、封筒は長形3号が一般的
郵送で請求書を送付する場合、原則としてA4サイズの用紙を使用します。用紙を封筒に入れる際には、まず文面を内側にして下から3分の1を折り、次に上の3分の1を折るようにしましょう。
また、封筒には長形3号（120mm×235mm）を用いるようにしましょう。
宛名の書き方に注意する
宛名を書く際には、「御中」と「様」の使い方に注意しましょう。
「御中」は、会社や官庁・団体などの組織、およびその部署に宛てた書面を送る際の敬称です。これに対し、個人に宛てて書面を送る際には「様」を使用します。
宛名の書き方については、次の記事も参考にしてみてください。
いかがでしたか？
この記事を参考に、請求書の書き方・送り方とマナーを押さえておきましょう。
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