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属人化とは?起こる原因やデメリット、解消する方法を解説します

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属人化という言葉をご存知ですか。これは、業務の状況を特定の個人しか把握していない状態のことで、様々なデメリットが存在します。

この記事では、属人化が起こってしまう原因やそのデメリット、属人化を解消する方法を解説します。

属人化とは、業務の進行方法や進捗を特定の個人しか把握していない状態のこと

属人化とは、業務の進行方法や進捗を特定の個人しか把握していない状態を指します。

属人化には、担当者以外にノウハウが受け継がれず離職によって失われるなど、様々なデメリットがあります。結果的に業務を円滑に進められなくなり、組織や企業全体に悪影響を与えるおそれがあるため、属人化は悪い意味で用いられることが多い言葉です

特に、事務や経理といったルールに沿って正確に処理する必要がある業務や、顧客対応などの担当者の不在が大きく影響する業務では属人化を避けなければなりません。

属人化が起こる原因

多忙で、情報共有や教育に割く時間がない

業務が多忙だと、情報共有や教育に時間を割くことができずに属人化します。また、業務が多忙ではないとしても組織内でコミュニケーションを取る機会が少ない場合、情報共有が不十分になり業務が属人化してしまいます。

業務の専門性が高い

属人化の原因として、業務の専門性が高く、スキルが必要とされることが挙げられます。専門性が高い業務は誰にでもできるものではないため、担当者以外の人と業務を分担しづらく属人化しやすい傾向にあります。さらに、業務に必要となる専門的なスキルに関して教育が行き届かないことも、属人化の原因になります

人手が足りず、共有する相手がいない

人手が足りないと、そもそも情報共有したり業務を分担したりする相手がいません。そのため、担当者だけで業務を行わざるを得なくなり属人化してしまいます。

個人成果主義が強い

最近では、従来の年功序列制度から個人の成果を重視する制度に変化しつつあります。しかし、こうした個人成果主義が強すぎると、自分自身の成果や評価、地位を追求するあまり周囲に業務を共有しなくなってしまい属人化する場合があります

属人化によるデメリット

業務の効率が下がる

属人化のデメリットとして、業務の効率が低下してしまう点があります。業務が属人化していると、担当者が多くの業務を抱えているときや不在のときでも、他の人が代わりに業務を進められません。こうして、業務の進捗が担当者の状態に大きく影響されるようになり、業務の質や効率が低下してしまいます。

また、属人化によって担当者にかかる負担が大きくなり、パフォーマンスが下がってしまうことも業務効率の低下の原因になります

ノウハウやスキルが失われるおそれがある

業務が属人化してしまうと、担当者以外にはその業務に関するノウハウやスキルが蓄積されません。そのため、担当者が異動したり離職したりした場合に、ノウハウやスキルが失われてしまうおそれがあります。

適切な人事評価がしづらい

属人化した業務は、周囲からその状況を把握しづらくなります。これにより、周囲からは業務の成果を詳細に確認できなくなり、適切な人事評価を下すことが難しくなってしまいます

属人化を解消するには

マニュアルを作成する

属人化を解消するには、業務のマニュアルを作成することが有効です。マニュアルがあると、担当者の不在時や負担が大きいときに他の人が質を下げることなく業務を進められます。マニュアルは、図や写真などを用いて誰が見ても内容を理解できるように工夫しましょう。

マニュアル作成にあたって、業務の過程を可視化することで業務の無駄に気づくきっかけにもなります。また、マニュアルが存在すると個人が勝手なルールを設定しづらくなるため、属人化を防止できます。

マニュアル作成については、以下の記事も参考にしてみてください。

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業務の手順を標準化する

属人化を解消する方法の1つに、業務の手順を標準化することが挙げられます。業務の手順を細分化・可視化して、改善できる部分がないか精査します。そして、業務を簡潔にしたり責任を分散したりすることで、担当者以外でもその業務に取り組めるようにしましょう。高い専門性が求められる業務などでは属人化を完全には解消できないかもしれませんが、ある程度軽減することは可能です。

組織内で情報共有を活発にする

属人化の原因の1つに、多忙などによる情報共有の不足があります。そのため、組織内で情報共有を活発に行い、お互いに業務の状況を把握することで属人化を解消できます。具体的には、進捗状況を共有する場を定期的に設けたり、コミュニケーションツールを導入したりするといった方法が挙げられます。

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