属人化のメリット・デメリットとは？解消する方法も合わせて解説

属人化という言葉をご存知ですか。悪い意味で用いられることが多いですが、属人化にはメリットとデメリットの両方が存在します。

この記事では、属人化のメリットとデメリット、そして属人化を解消する方法を解説します。

属人化とは、業務の進行方法や進捗を特定の個人しか把握していない状態のこと

属人化とは、業務の進行方法や進捗を特定の個人しか把握していない状態を指します。属人化には業務を円滑に進められなくなるなどの様々なデメリットがあり、組織全体に悪影響を与えるおそれがあるため悪い意味で用いられることが多い言葉です。しかし、属人化にはデメリットだけでなくメリットも存在しています。

属人化の概要については、以下の記事で詳細に解説していますので参考にしてください。

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属人化のメリット

スキルを向上し、専門性を高められる

業務が属人化するとその業務に取り組む時間が長くなり、専門性を活かしたりスキルを向上したりする機会に恵まれます。そのため、担当した業務のスペシャリストになることができます。

また、高いスキルや知識を持った担当者が業務を行うことで、能力の低い担当外のメンバーが携わるよりも円滑に業務を進められる場合があります。

担当者のモチベーションが向上する

属人化している業務の担当者は、「この業務を自分に任せてくれた」と感じてモチベーションが向上します。また、属人化していると担当者自身に業務の裁量権があるため、自分のペースで業務に取り組むことができストレスを感じにくくなります。

顧客からの信頼を集めやすい

営業担当といった顧客と親密にやり取りする業務では、属人化すると顧客から認識されやすくなります。その結果、「あそこには〇〇さんがいるから大丈夫だろう」というように顧客との信頼関係を築きやすくなるというメリットがあります。

属人化のデメリット

業務の効率が下がる

業務が属人化してしまうと、担当者が不在の時や多くの業務を抱えている時に他の人が代わりに業務を進められなくなります。そのため、属人化している業務の進捗が担当者の状況に大きく影響されるようになり、業務の質も低下してしまいます。

担当者に大きな負担がかかる

業務が属人化していると、その担当者が多くの業務を抱えることになります。そのため、担当者に負担が大きくかかって業務を処理しきれなくなったり、長時間労働につながったりするおそれがあります。

ミスや不正が隠蔽されやすい

属人化している業務では、担当者しか知らない内容が多くなり、周囲の人から進捗状況が分かりづらくなります。その結果、ミスや不正をしても周囲の目が行き届かないため、隠蔽されやすくなります。こうしたミスや不正に気付かずに放置していると組織や企業全体に悪影響を与えてしまい、重大な不祥事につながることもあるため注意しなければなりません。

ノウハウやスキルが失われるおそれがある

属人化のデメリットとして、担当者しか業務のノウハウやスキルを持っていないために、急な退職や異動によってそれらが失われてしまう点があります。属人化している業務の担当者はベテランである場合が多く、若手に引き継いだりマニュアルを作成したりせずに1人で処理していると、いずれはノウハウやスキルが失われてしまいます。

適切な人事評価や指導がしづらい

属人化していると業務の進捗状況を把握しにくくなるため、周囲から成果を確認できず適切に人事評価することが難しくなってしまいます。また、属人化によって指導や情報共有もしづらくなり、コミュニケーション不足に陥りやすい点もデメリットです。

属人化を解消する方法

マニュアルを作成する

属人化を解消するためには、業務のマニュアルを作成することが有効です。マニュアルを作っておくことで、担当者の不在時や負担が大きいときに他の人が質を保ったまま業務を進められます。

マニュアルがあると個人が勝手なルールを設定しづらくなるため、将来的な属人化も防止できます。また、マニュアル作成を通して業務の過程を可視化することで、業務の無駄な部分に気づくきっかけにもなります。

マニュアルの作成にあたっては、図や写真などを用いて誰が見ても内容を理解できるように工夫しましょう。

マニュアル作成については、以下の記事で参考にしていますので参考にしてください。

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業務の手順を標準化する

属人化を解消する方法として、業務の手順を標準化することが挙げられます。業務の手順を細分化・可視化して、改善できる部分がないか精査します。そして、業務を簡潔にしたり責任を分散したりすることで、担当者以外でもその業務に取り組めるようにします。また、ITツールを活用し、業務の一部をデジタル化するなどして業務自体の量を減らすことも有効です。

組織内で情報共有やサポートを活発にする

多忙などが原因で情報共有が不足すると、業務の属人化が起こりやすくなってしまいます。そのため、組織内での情報共有を活発化し、お互いに業務の進捗状況を把握し合うことで属人化を解消できます。具体的には、業務の進捗を共有する場を定期的に設けたり、コミュニケーションツールを導入したりするといった方法があります。