打ち合わせや商談の際に複数人で名刺を交換する機会があるが、名刺交換のマナーに自信がないという人も多いのではないでしょうか。
今回は、基本的な名刺交換の流れと複数人で交換する際の注意点を解説します。
基本的な名刺交換の流れ
基本的な名刺交換は、以下の流れで行います。
- 名刺入れから名刺を取り出す
名刺を取り出しやすい場所にしまっておき、あらかじめ手元に用意しておきましょう。 - 挨拶を交わし名刺を渡す
名刺を渡す相手の真正面に立ち、自分の会社名、役職、氏名をフルネームで名乗り右手で名刺を差し出します。 - 名刺を受け取る
右手は自分の名刺を差し出しているので、相手の名刺は左手で受け取ります。受け取った名刺を両手で持ち「頂戴いたします」と一言添えましょう。このとき、相手の名前の読み方や役職などを復唱して確認すると良いでしょう。
名刺交換の手順や注意点については、以下の記事で詳しく解説していますのでご覧ください。
複数人で名刺を交換する際の注意点
あらかじめ人数分の名刺を取り出しておく
複数人で名刺を交換する場合には、あらかじめ交換する人数分の名刺を名刺入れから取り出し、手元に用意しておきます。取り出した名刺は、名刺入れの下に挟んで持っておきましょう。1人づつ名刺交換をする度に、名刺入れの下から1枚ずつ取り出し、名刺入れの上に置き直して差し出しましょう。
また、交換する人数が正確に分からない場合は、多めに見積もり名刺を取り出しておくと良いでしょう。
名刺を交換する順番に気をつける
複数人で名刺を交換する場合には、名刺を交換する順番にも気をつけなければなりません。
【1人対複数人の場合】
こちらが自分1人で、相手側が担当者とその上司という場合は、まず上司と名刺交換を行い次に担当者と交換します。名刺交換の基本は、目下の人から目上の人に対して先に名刺を渡すのがマナーです。また、役職が上の人から順番に名刺を交換することも重要です。
【複数人対複数人の場合】
複数人対複数人で名刺を交換する場合も、役職順に名刺を交換します。あらかじめ役職順に並んでから先方と対面するとスマートに名刺交換が行えます。先方が担当者とその上司、自社は自分と上司の場合は以下の順番で名刺を交換します。
- まず初めに、先方の上司と自分の上司が名刺を交換します。
- 次に、先方の担当者と自分の上司が名刺交換を行います。
- 次に、自分と先方の上司が名刺を交換します。2と3の手順は同時に行います。
- 最後に、自分と先方の担当者が名刺を交換します。
受け取った名刺の持ち方に注意する
名刺交換の基本は1人対1人でも複数人であっても同じです。相手から受け取った名刺は名刺入れの下で持ち、次に受け取った名刺はこの名刺の下に持ちます。自分の名刺と相手の名刺が混ざってしまうと、相手の名刺を大切に扱っていないような印象を与えてしまうため、慣れるまで練習をしておくと良いでしょう。
名刺の置き方に配慮する
打ち合わせや商談が始まり、交換した名刺をすぐにしまうのは失礼にあたるため、打ち合わせが終わるまで机上に並べておきましょう。1番役職の高い名刺を名刺入れの上に置き、他の名刺は役職順に左側から順に並べて置きます。役職が分からない場合には名刺入れの上に置かず、全ての名刺を交換した順番や席順に並べておくとよいでしょう。
また、机が狭く名刺が並べられない場合や商談の資料で名刺を置く場所が確保できない場合には、「お名刺をしまわせていただきます」などと一言断ってから名刺入れにしまいましょう。
名刺の置き方の詳細は、以下の記事もご参照ください。
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