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商談は基本が大切!流れと失敗しないコツを合わせて解説します

営業先に商品説明を行なう商談ですが、慣れないうちは準備も大変ですし、緊張もしますよね。
今回は相手の会社を訪問して行なう商談の基本的な流れと、失敗しないためのコツを解説します!

商談では「相手の課題を解決すること」が重要

商談は、自社の商品やサービスの詳しい説明を行ない、最終的に購入・契約してもらうための場です。商品を買うことで「どのようなメリットを得られるのか」「どんな課題を解決できるのか」をいかに相手に伝えられるかが重要となります。

そのためには商談の基本的な流れを理解して、どのように商品を説明し契約まで持っていくのかを考えた上で商談に臨む必要があります。

商談の流れと解説

商談の大まかな流れは以下の通りです。

  1. 事前準備
  2. 名刺交換
  3. アイスブレイク
  4. 自社紹介
  5. ヒアリング
  6. 商品説明
  7. クロージング
  8. お礼メール

各工程を詳しく解説していきます。

1. 商談は事前準備が重要

実際に商談に向かう前に、事前準備を行なう必要があります。有意義な商談にするためには事前準備がとても重要です。
大まかに分けて、以下の2点について準備を行ないましょう。

  • 相手の会社についての情報収集
  • 相手の会社の課題について仮説を立てる

これらについて、詳しく解説していきます。

・相手の会社についての情報収集
まずは相手の会社や、相手の会社の市場に関する情報を集めましょう。調べておくべき内容は、「営業先の会社について」と「営業先の市場について」の2つに大きく分けられます。細かい内容は次の通りです。

営業先の会社について ・経営方針/戦略
・事業内容(商品/サービス)
・事業規模
・業績
・資本
・財務
・IR情報
営業先の市場について ・主要取引先
・業界動向
・競合他社の状況

情報収集先としては、営業先の企業ホームページなどがあります。大企業であれば四季報などからも情報が得られます。この他にも、経営者や担当者がSNSアカウントを持っていれば、そこから企業や経営者の価値観などを探ることも可能です。まずは様々な場所から幅広く情報を集めましょう。

・相手の会社の課題について仮説を立てる
収集した情報を元に、営業先が現在抱えている課題の仮説を立てます。
仮説を立てることで、相手が興味のありそうな商品やサービスを紹介する準備ができます。
またこの仮説を元に、アプローチの方法やクロージングの時期など、商談のある程度の見通しを立てておきましょう。

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2. 名刺交換は「立って」「自分から」「すぐにしまわない」

ここからは実際に商談に行ってからの流れとなります。

商談担当者と初対面の場合は名刺交換を行なうことになります。商談スペースに案内されたら、いつでも名刺が出せるように名刺入れを準備しておきましょう。

名刺交換は立って行ないます。担当者が来たら、テーブル越しに名刺交換を行なわないように、交換しやすい場所に移動しましょう。また、交換は目下の者から差し出すことが基本的なマナーとされているので、自分から名刺を差し出します。差し出す時は、社名と部署名、フルネームを省略せずに名乗り、会釈をしながら差し出すとよいでしょう。

交換した名刺はすぐにケースにしまわず、名刺入れの上に置いておきます。商談終了のタイミングで、相手に合わせてケースに納めましょう。

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3. アイスブレイクで緊張した雰囲気を崩す

初対面の方と話すのは緊張しますよね。初対面同士の緊張した雰囲気を解きほぐすための有効な手法として、「アイスブレイク」があげられます。商談においては、本題に入る前の雑談のことを指します。
アイスブレイクはその後の商談を進めやすい雰囲気を作れますが、もし相手が多忙そうであれば行なわなくても構いません。

話題選びのコツは、「相手と共通する話題」を選ぶことです。以下のような話題を用意していくと良いでしょう。

・相手のオフィス周辺の話題
駅から相手のオフィスまでで見かけたものを話題にしましょう。例えば、駅前にある人気の飲食店に関する話題であれば、もし相手が知らなくても興味を持ってもらえるでしょう。

・業界ニュース
相手の業界に関するニュースから話題を見つけましょう。商談の本題につなげることも可能です。

・相手に関すること
オフィスの立地や環境、名刺のデザインなどを褒めるのも良いでしょう。相手そのものを褒めると不快に感じられる場合もあるので、コツは相手の会社に関する物事を褒めることです。

4. 自社紹介は相手の興味に合わせた内容に

自社の紹介をする際は、別の商談と同じ内容にするのではなく、相手の興味に合わせた紹介を行ないましょう。

創業年や商品・サービスの背景、会社の理念・強み、実績など、相手の会社や商談の内容に合わせて、競合他社との違いをアピールすることが大切です。
例えば、各種システム販売を行なう会社が受注システムを紹介する商談の場合、「我が社は受注システムを長年にわたり販売しており、国内シェア〇%を達成しております」というような自社紹介を行なうことができます。

5. 事前準備を元にヒアリングを行なう

事前準備の際に調べておいた情報をもとにヒアリングを行ないます。相手がどのような目標や課題を持っているかなどを確認しましょう。

この時、事前に立てておいた仮説の検証も行ないます。もし仮説が外れていたとしても、何も準備せず質問するより、深いヒアリングを行なうことが可能です。

6. 商品説明は機能とメリットを合わせて説明

商品やサービスを説明するときには、自社紹介と同じく相手の興味に合わせた説明を行ないましょう。

機能やサービス内容だけではなく、どのような課題が解決できるのかも合わせて伝えると、相手に利用場面のイメージを持ってもらいやすく、説得力が増します。

7. クロージング

クロージングとは、商談の結論を決めてもらうためのアプローチを行なうことです。「いかがですか?」「ご検討(導入)いただけますか?」と決断を促したり、先方の担当者がためらう理由となる問題点や不安を解消します。

回答が後日になる場合は、商談が長引けば他の商談にも影響してしまうおそれがあるため、期限を決める必要もあります。ただし、ここまでで商品の説明が不十分だと無理強いしているように感じられてしまうため注意が必要です。

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8. 商談後のお礼メールは24時間以内に

商談後には、時間を割いて対応していただいたことについてのお礼のメールを送りましょう。
メールを送る際の注意点としては以下のようなものがあります。

  • 訪問後24時間以内に送る
  • 早朝や深夜は避ける
  • わかりやすい件名をつける

また、商談が複数回に渡る場合、商談の中で次回までに解決しておくべき課題があった場合はその件についても記載しておくと良いでしょう。その場合、いつまでに回答するか、どのような方法(電話、メールなど)で回答するかについても書いておきましょう。

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商談の失敗率を下げるコツ

自社および他社の商品知識をつける

商品について質問された時に、しどろもどろになったり、資料を探し回ったりしていては、相手の信用を得ることはできません。また、競合他社との商品の違いをアピールできるように、自社の商品だけでなく他社商品についての知識もつける必要があります。

ロールプレイングを行なう

事前準備ができたら、商談の前にロールプレイングを行ないましょう。相手がいなければ一人で行なっても構いませんが、できれば誰かに営業相手の役を担当してもらってください。他の人に相手役をやってもらうことで、足りない部分のアドバイスをもらうことができます。

まとめ

いかがでしたか?

商談は事前準備をしっかりと行なうことがとても重要です。また、事前準備ができたら練習も行ないましょう。

この記事を参考に、商談の基本を踏まえ、十分に準備をしてから本番に臨みましょう!

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