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【文例付き】ビジネスメールのマナーとは？書き方もあわせて紹介
仕事でメールを書かなければいけないけれど、ビジネスメールのマナーがよく分からず困っていませんか？今回は、社外・社内向けのビジネスメールのマナーと書き方を紹介します。
目次
【宛先・件名】ビジネスメールのマナー・書き方
状況に応じて宛先を使い分ける
ビジネスメールを送る際には、状況に応じて宛先を使い分けることが重要です。宛先には、以下の3つの種類があります。
- To
Toにはそのメールに対応・返信してほしい人のアドレスを入力します。複数のメールアドレスを入力することも可能です。メールを受け取った相手全員がそれぞれのメールアドレスを見られます。 - Cc
CcはCarbon Copy（複写）の略です。基本的にはメールへの返信義務はないけれど、情報を共有しておきたい相手を入力します。ToとCcに入力したメールアドレスは知らない人同士でも表示されるため、個人情報の流出につながるおそれがあります。同じメールでも、送信先の人同士に面識がない場合は、Ccを使わずに別々に送信するようにしましょう。 - Bcc
BccはBlind Carbon Copy（見えない複写）の略です。Ccと同じく返信の義務はありません。また、Bccに入力した宛先は、他のすべての送信者に見えないようになっています。
メールの宛先に関する内容は、以下の記事も参考にしてみてください。
一目で内容が分かる件名にする
日々多くのメールを受け取るビジネスパーソンは、件名から内容の重要度や優先度を予測し対応します。そのため、メールの件名は用件が一目で分かるような件名にするのがマナーです。後から見返す場合もあるため、分かりやすく検索しやすいワードを使うとよいでしょう。
「おはようございます」「ありがとうございます」「お世話になっております」などの挨拶を件名に入れると迷惑メールと思われるおそれがあります。また、件名は長くなりすぎないよう20字以内に収めるとよいでしょう。
メールの件名例には、以下のようなものがあります。
- 9/15の打ち合わせについて
- 【◯◯様】お見積り内容の確認
- 日程調整のお願い（9/15打ち合わせの件）
- 9月分請求書送付のお知らせ
メールの件名に関しては、以下の記事も参考にしてみてください。
【本文】ビジネスメールのマナー・書き方
サイズと形式に注意してファイルを添付する
メールにファイルを添付する際には、相手の受け取り環境に合わせたファイルのサイズ・形式で送信しなければなりません。添付ファイルサイズは、基本的に合計3MB程度がよいと言われており、これ以上の容量のファイルを送る場合には、事前に相手に送受信可能かを確かめておきましょう。ファイルの容量が大きすぎると送受信に時間がかかるため、データを圧縮したり、大容量ファイル転送サービスを利用するとよいでしょう。
ファイルを添付する際の注意点は、以下の記事も参考にしてみてください。
状況や相手によって適切な宛名にする
メールの文頭にはまず、宛名を記載します。相手の名前を間違えるのは失礼になるため、絶対に間違えないように注意しましょう。宛名は基本的に以下の順番で書きます。
- 相手の会社名
例）〇〇株式会社、有限会社〇〇
社外の人にメールを送る場合には、（株）（有）などと略さず、「株式会社」「有限会社」と記入します。 - 部署名
例）営業部、総務部 - 役職名
例）部長、課長、マネージャー - 名前
例）〇〇 〇〇
名字だけでなくフルネームで書く方が相手に丁寧な印象を与えられます。 - 敬称
例）様、さん
社内の人に送る場合は、親しい相手に限り〇〇さんと記入してもよいでしょう。
宛名の書き方の詳細は、以下の記事も参考にしてみてください。
相手との関係性や状況に合わせて挨拶を変える
宛名の次は、相手との関係性や状況に合わせて挨拶を記入します。社外宛の挨拶文の例には、以下のようなものがあります。
- いつもお世話になっております。●●株式会社営業部の●●です。
- お忙しいところ失礼いたします。●●株式会社営業部の●●です。
- 大変ご無沙汰しております。●●株式会社営業部の●●です。
- 初めてご連絡させていただきます。●●株式会社営業部の●●と申します。
社内宛のメールの場合は、「挨拶＋部署名＋名字」が基本で、「お疲れ様です。営業部●●です。」と記入します。
メールの挨拶に関しては、以下の記事も参考にしてみてください。
本文は簡潔で分かりやすい構成にする
日々、大量のビジネスメールを受け取るビジネスパーソンにとって、要領を得ない長文を読むのは負担になってしまいます。そのため、本文は簡潔で分かりやすく、相手が読みやすい文章を心がけるのがビジネスマナーです。
印象に残るような締めの挨拶にする
メールの最後には、印象に残るような締めの挨拶を入れましょう。最後に気持ちのよい挨拶を入れると相手からの印象もよくなります。
締めの挨拶の例には、以下のようなものがあります。
- 何卒よろしくお願い申し上げます。
- 引き続きよろしくお願いいたします。
- ご確認のほど、よろしくお願いいたします。
- ご検討のほど、よろしくお願いいたします。
- お力添えのほどよろしくお願い申し上げます。
- ご不明な点などございましたらご連絡ください。
- ご多忙のところ恐縮ですが、ご返事いただければ幸いです
必ず最後に署名を入れる
メールの最後には必ず署名を入れましょう。ビジネスメールの署名では、自分の会社名、部署、氏名、住所、電話番号、FAX番号、メールアドレス、会社のURLなど、名刺に記載する内容と同等のものを記入します。社内で利用されている署名用のテンプレートがあれば、そちらを活用するとよいでしょう。
署名の書き方は以下のようなものがあります。
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株式会社●● 営業部
●● ●●
〒000-0000 東京都渋谷区0-0-0
TEL：03-0000-0000
FAX：03-0000-0000
Email：●●@xxx.co.jp
URL：http://●●.co.jp/
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署名の書き方の詳細は、以下の記事も参考にしてみてください。
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